Corporate Governance as a management science (a reevaluation) - Nik Zafri

(The author would like to thank The Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) for the promotion of policies that will improve the economic and social well-being of people around the world including the proper implementation of Corporate Governance)

Despite being popular for more than a decade, many corporations still tend to view Corporate Governance as some "legal constraints" on them. While this is not entirely true, we still find corporate leaders and the executive board fear the auditors with the notion that they might have broken the law or some misdeeds may have occurred.

As a result we still see corporations winding up - some did not even have to. It's shocking to find corporations being liquidated simply because they did not submit the proper papers on time to the authorities.

Citing OECD - Implementing Governance, Chapter 6, Page 162. 2nd para :

"Following the series of scandals in the US and elsewhere involving big corporations, the market has become increasingly demanding regarding improvements in corporate governance practices and INTERNAL CONTROL to increase investor confidence. The awareness that followed the scandals created an environment conducive to better governance. This was seen in Latin America, in countries like Brazil; after the initial period when investors were pushing for basic governance measures, they now are refining their requests by seeking improvement in QUALITY of disclosure, composition of boards and more. Lessons learned from the BENCHMARKING process can be used as the starting point and as a CONTINUOUS LEARNING PROCESS."

When corporate governance been too intertwined with rules and regulations, there is no room for management tools to come in. Corporate Governance is not merely about legalities as "hijacked" by scholars, company secretaries and authorities. 

Corporate governance prevailing practices ironically failed to be seen as a management science - as it should have been. It is about achieving corporate democracy for shareholders and "other interested parties". 

It is not always about the Board of Directors but it also concerns a network of supply chain as well ("Other Interested Parties" - such as employees, consumers, surroundings and even community at large.

Now the laws are there in place...what's next?

The issue now is how to MANAGE it?

Whenever there is a law, there will also be suggestions of the usage of standards and codes of practice. Standards give birth to Manuals, Procedures, Work Instructions and Checklist - all under "controlled conditions" (Refer to ISO 9001:2008)

Let's look back at the 5 core pillars of Corporate Governance:

1) Rights and equitable treatment of shareholders : Corporations should respect the rights of shareholders and help shareholders to exercise those rights. They can help shareholders exercise their rights by openly and effectively communicating information and by encouraging shareholders to participate in general meetings

Keyword : Communication (internal and external)

Communications can be complicated especially dealing with information being ambiguous or inaccurate. In my experience, communication is mainly the highest contributing factor towards the failure of a management system - especially dealing with unhealthy office politics.

A corporation has a business to run based on a certain core business process as stated in the Manual. It requires inputs to flow from one process and outputs to flow to another process. There is a continuous (communication) flow regarding tangible (materials and product) and intangible (information) inputs and outputs taking place within a corporation.

Thus, the board of directors should come out with methods and resources using the process and deploy these methods through ICT; logistic and HR processes (documents, meetings, directives, e-mails, intranet, visual etc) Get feedbacks from recipients and incorporate them in the policy, objectives and goals. Make your staff feel important that they are the 'guardians' and 'watchdogs'.

2) Interests of other stakeholders : Corporations should recognize that they have legal, contractual, social, and market driven obligations to non-shareholder stakeholders, including employees, investors, creditors, suppliers, local communities, customers, and policy makers.

Keyword : Stakeholders

This MUST be stated in corporate’s mission and relays the processes used to get the corporation there. Let the values guide the culture and not vice-versa. Stakeholders should always be put first. They must be made aware of what is going on in a corporation especially any new management system to support the law. They must be well briefed of the long term benefits seeking and achieving the recognitions from the relevant bodies.

3) Role and responsibilities of the board: The board needs sufficient relevant skills and understanding to review and challenge management performance. It also needs adequate size and appropriate levels of independence and commitment.

Keyword : Commitment

A successful implementation of systems and methods can positively affect the corporation’s reputation, growth and profitability. This can only happen if there is a strong commitment from the board. The willingness to invest for a long-term management program that will positive affect the corporation is very important rather than meeting the minimum, mediocre, or sub-standard requirements. And this should be communicated throughout the organization.

4) Integrity and ethical behavior: Integrity should be a fundamental requirement in choosing corporate officers and board members. Organizations should develop a code of conduct for their directors and executives that promotes ethical and responsible decision making.

Keyword : Professionalism

There is a need for a code of conduct to be developed. A typical code of conduct should not be viewed as an expression of a set of laws but also implying the management methodologies as well.

a) Duties and Responsibilities - A proper Job Description, Organizational Chart and Master Responsibility Matrix - should be in place - to also reflect the Board, Associates, Officers and Corporate Compliance Officers.

b) Honesty, Ethical Conduct, Fair Dealing

c) Procedures dealing with a bunch of issues such as Human Resources, Environmental Health and Safety, Gifts/Gratuities/Entertaintments, Records/Documentation Management, Reporting and Training

5) Disclosure and transparency: Corporations should clarify and make publicly known the roles and responsibilities of board and management to provide stakeholders with a level of accountability. They should also implement procedures to independently verify and safeguard the integrity of the company's financial reporting. Disclosure of material matters concerning the organization should be timely and balanced to ensure that all investors have access to clear, factual information.

Keyword : Transparency

Once again, a proper Job Description (JD) and documented procedures are required. When making a Job Description, ensure that the duties are arranged according to their utmost priority. A simple percentile management tool would help via a brainstorming session. 

Once the JD is in place, use the cascading principle so that the JD is related to other tools such as (pick one) - Key Performance Indicators, Key Result Areas, Balance Scorecard etc.

Secondly, you need to develop procedures with simple templates such as process flow, responsibility and reference documents/records. (Again, refer to ISO 9001:2008 Standards)

Nik Zafri is an Associate Consultant with TIJ Consultants Group (Malaysia and Singapore)

AMALAN PENGURUSAN-PERNIAGAAN ISLAMIK - NIK ZAFRI/MOHD SUKRI YAHYA

Foto : Nik Zafri dan Mohd Sukri menandatangani Perjanjian Penerbitan Buku Amalan Pengurusan dan Perniagaan Islam.

-------------------------------------------------------

Baru-baru ini ada permintaan dari beberapa penerbit di Malaysia yang telah menghubungi saya setelah melihat manuskrip yang pertama dan telah menyuarakan hasrat meminta saya menulis buku yang telah lama saya pendam pengeluarannya iaitu mengenai amalan pengurusan dan perniagaan Islam terbaik (best Islamic Management and Business Services) pada zaman (khalaf) ini. 

Walaupun telah banyak bahan yang dipaparkan mengenai topik yang sama, namun terdapat perbezaan ketara dalam apa yang bakal saya keluarkan nanti.Buku atau panduan ini dijangka akan menjadi petunjuk alternatif yang juga dapat diharmonikan dengan semua standard/piawaian halal dan pengurusan Islam termasuk perbankan Islam di Malaysia.

Berikut adalah petikan dari muka hadapan buku berkenaan yang ditulis bersama oleh Encik Md Sukri :

DARI MEJA PENGARANG

Alhamdulillah, setelah menjalankan kajian lebih dua dekad, akhirnya terhasil juga buku ini sebagai salah satu wadah perjuangan kami untuk mencapai hasrat menjana ekonomi ummah pada zaman khalaf.

Kini umat Melayu Islam sedunia hari ini masih mencari-cari satu kaedah pengurusan dan perniagaan Islamik untuk disesuaikan pada zaman khalaf.

Penggunaan perkataan "Islamik" menggambarkan bahawa isi kandungan ciri-ciri ini telah diterapkan dengan nilai-nilai Islam.

Ini berlaku kerana terlalu banyak input dari pelbagai kajian Islamik yang perlu diproses namun, untuk menganalisa data-data yang banyak ini bagi tujuan mengaturnya kembali bagi memudahkan kefahaman bukanlah semudah yang disangkakan.

Pesanan kami kepada pembaca terutamanya mereka dari kalangan professional dan kakitangan pelbagai industri termasuk perkhidmatan awam; dalam membaca buku ini; tentunya tuan/puan akan terlihat unsur-unsur yang mirip kepada piawaian ISO 9000 dan lain-lain piawaian antarabangsa.

Walaupun demikian, untuk pengetahuan pembaca :

a. Pendekatan buku ini akan mengikut proses perniagaan (di mana poin perniagaan biasanya bermula secara tipikal) dan boleh terus disesuaikan dengan apa juga jenis organisasi.

Sidang pengarang juga telah memberikan contoh-contoh dan istilah-istilah yang mudah difahami dalam setiap ciri-ciri yang dipaparkan,

Manakala piawaian ISO pendekatannya berbentuk elemen yang sekurang-kurangnya perlu diatur kembali mengikut kesesuaian proses/operasi dan tiada contoh-contoh konkrit diberikan.

b. Buku ini bukan bertujuan untuk mencapai sebarang persijilan seperti ISO ianya hanyalah panduan yang mengandungi ciri-ciri Islamik – ianya boleh disesuaikan kepada apa juga bentuk organisasi malah boleh dijadikan prinsip secara individu,

c. Walaubagaimanapun, rujuksilang tetap dilakukan kepada dokumentasi ISO, pelbagai piawaian halal dan pengurusan Islam yang lain untuk memudahkan kefahaman,

d. Buku ini tidak akan menjadi satu tindanan (overlapping) kepada mana-mana piawaian ISO, ianya hanyalah satu pilihan kepada pembaca dan pengamal pengurusan perniagaan Islam.

Tetapi sekiranya ada pihak yang berminat untuk meningkatkan taraf buku ini kepada piawaian, sidang pengarang sentiasa bersedia untuk berbincang secara lanjut.

Adalah diharapkan buku ini akan mendapat keredhaan dan rahmat Allah SWT supaya isi kandungannya dapat dilaksanakan paling hampir dengan kehendak syarak di zaman penuh mencabar ini.

Juga nawaitu kami ialah untuk mengkayakan lagi khazanah keilmuan Islamik dan dapat diharmonikan dengan sistem yang sediada seperti perbankan dan kewangan Islam, sistem perakaunan/pengauditan berorientasikan Islam, pelaburan Islam, piawaian halal, piawaian pengurusan Islam yang lain dan sebagainya.

Setelah buku ini dicetak, sidang pengarang dijangka; InsyaAllah; akan mengadakan siri-siri bengkel dan latihan serta perundingan dengan kerjasama agensi-agensi yang berkaitan. InsyaAllah, buku ini bukanlah buku yang terakhir bagi kami, akan ada lagi siri-siri komplimentari (siri-siri mini) yang akan dikeluarkan dalam tempoh yang terdekat.

Wassalam

SIDANG PENGARANG

NIK ZAFRI BIN ABDUL MAJID

MUHAMMAD SUKRI BIN YAHYA

Antara kandungan buku (ciri-ciri utama) ini ialah :

1.0 PEMASARAN- R & D, Tinjauan Pemasaran, Periklanan dan Promosi  berkonsepkan ta'sir, qimah, tanpa unsur ihtikar dan gharar serta mengambilkira :

i) MS 1500:2009 (M), Makanan halal -Pengeluaran, penyediaan, pengendalian dan penyimpanan -Garis panduan umum (Semakan kedua)

ii). MS 2200:Part 1:2008, Islamic Consumer Goods -Part1: Cosmetic and Personal Care -General Guidelines

iii). MS 2400-1:2010, Halalan-Toyyiban Assurance Pipeline -Management system requirements for transportation of goods and/or cargo chain services

iv). MS 2400-2:2010, Halalan-Toyyiban Assurance Pipeline -Management system requirements for warehousing and related activities

v). MS 2400-3:2010, Halalan-Toyyiban Assurance Pipeline -Management system requirements for retailing

vi). Piawaian dan Panduan bersabit dengan GMP dan HACCP di mana berkaitan

vii) MS1900:2005 Quality Management System - Requirement From Islamic Perspectives

Jenis-jenis produk/industri spt. dharuriyah, hajiyah dan tahsiniah.

2.0 PEMBELIAN DAN PENGURUSAN HARTA - yang memaparkan konsep at-thaman, rundingan, sewaan, spesifikasi, jumlah/mutu, sampel, perlantikan pembekal, sistem kawalan kredit bai-muajjal, qa/qc, pengurusan harta alih & tidak alih, rekod, jaminan bank dari bank/kewangan Islamik, atau Bon (sukuk) dsb.

Ianya juga mengambilkira kesesuaian organisasi menggunakan - PO/Kontrak berdasarkan musamma, al-bay (barter trade/kontra), ijarah, jualan, kafalah, qard (kolateral, wang tahanan dsb) - qimi, hibah, wasiyyah/hawalah, iqalah, wadiah, muzaraah, rahn, suftajah (cek kembara), muatah (spt. memakai vending machine), umra/iarah, amanah, thunya, Tawliah, Wadhiah, Isyrak dan Murabahah dan al-inah

3.0 PERANCANGAN - yang memaparkan sumber dan prasarana, tanggungjawab pengurusan, perlantikan wakil syariah atau panel syariah, perancangan/pengurusan sumber manusia, dokumentasi dan rekod.Ianya juga mengambilkira - takhtit, tanzin dan KPI/KRA/MBO

(Dalam ciri-ciri Sumber dan Prasarana ada menyentuh mengenai kepentingan sistem perakaunan mengikut : 

'Pernyataan Prinsip Sistem Perakaunan Islam' keluaran Lembaga Piawaian Perakaunan Malaysia (MASB. Selain itu kepentingan terdapatnya 'musolla'  dalam sesebuah organisasi yang ingin mengamalkan panduan ini)

4.0 OPERASI - yang memaparkan perkara-perkara am, kemudahkesanan, penstoran, aturan barangan, kawalan peralatan ukuran, penilaian -pemeriksaan/penilaian berkala, pengredan 'patuh syariah', tatacara nilaian, ketidakpatuhan - azimah & rukhsah, penilaian susulan, penyediaan senarai ketidakpatuhan.

Konsep Penilaian adalah berdasarkan Wiqayah :

I. tandaras kejayaan – asas pencapaian matlamat organisasi

II. penjamin kelicinan operasi – tandaras ukuran dan penentuan kelicinan operasi di samping berorientasikan motivasi ke arah kejayaan.

III. Proaktif – mewujudkan dan menjangka langkah-langkah pencegahan masalah berdasarkan pengalaman, kemahiran, syor yang bernas dan lain-lain.

IV. menjalankan penilaian tanpa tujuan untuk mencari kesalahan sebaliknya sama-sama untuk mencari langkah-langkah penambahbaikan dan dijalankan dalam bentuk tidak menjatuhkan maruah seseorang.

5.0 PENAMBAHBAIKAN - yang memaparkan mesyuarat semakan semula

6.0 PELANGGAN

Buku dan panduan ini juga akan memaparkan contoh model pengurusan Islamik dengan contoh cartalir.

KENANGAN 1997 - KERUGIAN KONTRA DAN 'SHORT-SELLING' - OLEH NIK ZAFRI

Tujuan saya memaparkan kisah ringkas ini bertujuan untuk memberikan sedikit 'terapi minda' kepada rakan-rakan saya di luar sana yang masih belum dapat pulih sepenuhnya dari kisah 1997. Saya faham mungkin ada di kalangan sahabat-sahabat saya tidak mahu membaca malah tidak mahu lagi bergiat dalam pelaburan saham kerana trauma yang dialami. Namun, saya nasihatkan rakan-rakan supaya jangan putus asa, kita boleh sama-sama menjadi penasihat kepada pelabur-pelabur baru yang ada pada masakini. 

Senario : 

Apabila saya menjual atau membeli saham tanpa membayar harganya, ini dikenali sebagai kontra. Di sini, kita perlu menjual saham selepas tempoh "matangnya" di mana saya perlu membayar perbezaan di antara harga jualan dan belian. Ketika itu saya menggunakan broker untuk membayar perbezaan ini.

Senario : Contohnya : Saya membeli 1 lot saham "AAA" pada harga RM5.00 pada hari Selasa (T+0) Beberapa hari (T+3) kemudian pada hari Jumaat, saya menjual lot bekenaan contohnya pada harga 5.20 pada T+3, untung kasar (sebelum ditolak kos broker) adalah RM5.20 - RM5.00 *2 lot* = 1000 saham=RM400 (1 lot=1000 saham) dan saya tidak perlu menjelaskan kos belian 2 lot AAA di mana sebelum yuran broker ialah RM5 *2 lot* 1000 saham = RM10,000.00. Ketika itu saya merasakan tindakan saya adalah bijak kerana saya mempunyai dana secukupnya bagi menampung risiko kerugian namun saya tidak begitu melihat tanda-tanda dari luar negara yang menunjukkan pasaran saham akan jatuh merudum.

Apa yang berlaku kemudiannya ialah,  saya menjual 2 lot AAA pada harga RM4.80, dan menjelaskan kerugian kerana harga jualan adalah rendah dari belian. Oleh sebab itu, harga belian sebelum ditolak yuran broker ialah RM5 - 4.80 * 2 lot * 1000 saham = RM - 400. Ketika itu saya masih mempunyai dana sokongan, namun pada suatu ketika T+3, harga AAA jatuh ke RM3.50, maka saya tidak mempunyai pilihan kecuali menjualnya pada harga berkenaan.

* Senario ini adalah contoh - bayangkan kerugian yang saya alami jika dikalikan dengan membeli 20 lot (malah lebih dari itu)

Kontra; risikonya; amat tinggi terutamanya apabila pergerakan pasaran yang tidak dapat dijangka dan anda tidak cukup dana untuk membayarnya - jadi kerugian sebelum ditolak yuran broker ialah RM5 - RM3.50 *2 lot* 1000 saham = RM3000.00 dan ini boleh menyebabkan anda berada dalam keadaan kritikal apabila tidak dapat membayarnya.

Juga amat penting kita melihat apa yang berlaku di luar negara, contohnya; walaupun sudah terdapat internet ketika itu - namun penggunaannya agak terhad sedikit berbanding masakini; saya telah mendengar kisah di internet, rakan-rakan pelabur memaklumkan sedang berlaku trend "jualan pendek" (Short Selling) secara besar-besaran hasil permainan spekulator bagi pelabur mendapat keuntungan dari harga yang sedang jatuh bagi saham yang harganya berada pada paras yang luarbiasa tingginya. Ketika itu 'saham AA' ditinggikan nilainya (overvalue) pada (contohnya) 25 pound (yang pastinya akan jatuh harganya) - kemudian ianya dijual pada harga 25 pound walaupun pelabur tidak memiliki sebaran unit saham AA. Apabila saham AA jatuh ke harga 20 pound, pelabur telah membeli stok berkenaan bagi menyelesaikan dagagannya dan mendapat keuntungan 5 pound sesaham. Bezanya apabila harga saham AA melambung ke 30 pound, pelabur telah kerugian 5 pound sesaham bagi membeli saham AA untuk menyelesaikan tanggungjawab dagangannya.

Inilah yang dilakukan oleh seorang spekulator matawang (dan pernah dilakukannya di sebuah Bank terkenal di UK sehingga bank berkenaan hampir muflis) yang kemudiannya spekulator berkenaan tidak mengaku bahawa dialah yang bertanggungjawab.

Pelajarannya di sini ialah, kita mesti faham bahawa nilai matawang dunia masih mempunyai kaitan secara asimetri dengan pelaburan saham.

Negara kita bernasib baik kerana Bursa Malaysia (ketika itu BSKL) dengan panduan dari YAB PM ketika itu, Tun Dr. Mahathir telah mengharamkan "Regulated Short Selling" dan Pinjaman Sekuriti sehari selepas hari jadi saya iaitu 5 September, 1997. Juga apabila USD diikat dengan RM pada harga RM3.80 = USD 1 Dollar (pegging) Tindakan bijak ini telah berjaya menyelamatkan ekonomi negara.

Namun, kerugian kontra saya ketika itu terlalu besar menyebabkan habis semua aset saya terpaksa saya jual. Ramai juga pelabur-pelabur (kebanyakannya rakan-rakan saya) yang menjadi hampir 'mereng' disebabkan situasi ini. Sehingga kini, saya masih belum dapat pulih sepenuhnya walaupun keadaan kewangan saya semakin stabil. 

(Setelah negara kita kembali stabil, sekitar tahun 2006, Bursa Malaysia Security Berhad telah memperkenalkan kembali RSS dengan pemantauan yang amat jitu terhadap sebarang "jualan pendek" yang dilakukan)

Apa yang saya cuba paparkan di sini ialah :

a) Apabila kita melabur dalam pasaran saham; walaupun jualan kontra dan jualan pendek luarbiasa masih dalam kawalan; kita harus mempunyai dana yang mencukupi dan dirancang dengan teliti. Dana ini bukan sahaja untuk menampung sebarang kerugian yang tidak dijangka tetapi juga dana-dana untuk simpanan peribadi, keluarga, dll.

b) Kita juga perlu melabur dalam instumen-instrumen lain seperti 'unit trust' dsb. - dapatkanlah nasihat pakar.

c) Kita mestilah mempunyai pengetahuan yang mencukupi tentang pelaburan, jangan letakkan tanggungjawab hanya ke atas broker semata-mata - juga berhati-hati dalam memilih broker.

d) Kita mestilah peka kepada keadaan sekeliling kita termasuk pergerakan saham dunia tetapi kita mesti tahu membezakan antara khabar angin dan mengenali siapakah spekulator.

e) Jangan cepat terpengaruh dengan cara rakan-rakan melabur walaupun kita melihat rakan-rakan kita itu ada rumah besar, kereta besar, perabut mahal, gayahidup mewah dsb. Kemungkinan cara rakan-rakan kita melabur itu menggunakan cara-cara yang berlawanan dengan undang-undang termasuk adanya unsur-unsur skim cepat kaya yang berlindung di belakang "FOREX", "Saham syarikat besar" dsb.

f) Negara kita masih perlu berhati-hati; walaupun perundangan kita agak ketat; supaya mengawal 'liberasi' terhadap syarikat kewangan/pelaburan asing di Malaysia, liberasi pembelian aset di Malaysia, taraf perintis perlu dilihat kembali sesuai dengan keadaan semasa, pergerakan matawang dunia, imbangan impot dan ekspot dll.

Apa yang saya lihat hari ini, kita perlu bersedia dengan kemungkinan menangkis 'serangan cara lain dan halus' ke atas ekonomi negara. Cabaran yang bakal kita hadapi sangat berbeza dengan cabaran yang saya hadapi pada tahun 1997.