JANGAN CURI SISTEM ORANG LAIN

 25 Julai, 2016

Saya bertemu seorang bakal klien yang meminta saya memberikan sebutharga membangunkan dan menaiktaraf sistem dan dokumentasi yang ada sekarang konsisten dengan piawaian versi terkini.

Semasa saya melakukan penilaian jurang, saya dapati perkataan, cartalir, senarai semak, borang dll yang terdapat dalam prosedur, manual, pelan adalah sangat mirip kepada apa yang pernah saya bangunkan pada akhir 90-an. Apabila saya merujuk kepada sistem sokongan yang masih saya simpan, memanglah ianya 'sebiji' macam 'saya punya'.

Memang saya amat mengenali kerja saya dan hasil tangan saya. Apatah lagi terdapat "satu tanda" yang sengaja saya 'embed' kan dan tidak dapat dilihat dengan mata pada sesetengah dokumentasi dan rekod. Nampaknya perunding terdahulu tidak langsung memindanya dan sekadar 'copy & paste'. 

Saya membuat penyelidikan sendiri dan mendapati orang yang dipanggil "perunding" oleh klien saya adalah bekas rakan sekerja saya. Mungkin dia telah 'mencuri' format-format saya. Malangnya format itu adalah format 'purba' yang saya tidak gunakan lagi tetapi saya masih mengenali format/templat saya.

Saya memberitahu klien saya mengenai perkara itu. Dia memberitahu saya beberapa perkara yang mengejutkan saya :

a. Si-anu tu selalu sebut nama Encik Nik - dia kata dia kenal dan kononnya Encik Nik lah yang mengajar dia. (dia 'jual nama' saya) Silap saya juga kerana percayakan dia ada menunjukkan "masters" (MBA) dsb.

b. Bila saya (klien) mendapati "sistemnya" kucar-kacir, saya hairan bila mendapat komen-komen yang sangat berat daripada badan persijilan. Lalu saya menamatkan perkhidmatannya dan teringat pula dia ada sebut nama Encik Nik. 

Sekarang tembelangnya dah pecah.

Saya menjawab :

a. Memang saya mengenali dia, tetapi dia bukan dalam bidang saya, saya pun tidak sangka dia akan mengambil format-format lama saya, memang banyak kesalahan dalam format tu. Itulah akibatnya bila tidak merujuk kepada saya, kalaulah dia meminta izin, sudah tentu saya akan menunjukajar padanya dan akan memberikan format yang betul.

Tidak perlu ada "masters" pun nak bangunkan dokumentasi. Cuma perlukan pengalaman yang mencukupi dalam membangunkan sistem dokumentasi dan memahami pelbagai industri.

b. Dia telah mengambil dokumentasi sektor pembinaan yang langsung tidak sama dengan sektor perkapalan/'oil & gas exploration'. Sudahlah format yang lama - salah pula industrinya.

Ramai yang beranggapan bidang saya ini bidang mudah "kerja menaip sahaja". Ini adalah salah satu contoh dari ratusan contoh sistem pengurusan yang gagal kerana dokumentasinya tidak betul.

Saya terpaksa membaiki keseluruhan struktur sistem dokumentasi berkenaan.

Pengajarannya : Jangan curi ilmu, ianya tidak berkat. Duit yang diperolehi pun tidak bersih. Lebih baik ambil masa belajar bersungguh-sungguh. Tidak ada jalan pintas jika mahu berjaya.

THE NEW ISO 9001:2015 - NIK ZAFRI

WHAT TO EXPECT IN THE NEW ISO 9001:2015 (PART 1)

Disclaimer : Most of the contents here are not the 'actual/literal' text of the actual new ISO 9001:2015. It's the personal interpretation of the author.

0.1 – QMS as a strategic decision, a robust Quality Management Systems (QMS) – to help organization to improve its overall performance and forms an integral component of sustainable development. Design and implementation of QMS is influenced by the context of organization and   (including) the changes.

Definition

a. Strategic– Identification of long term/overall aims and interest and means to achieve them (taking into account coping up with fundamental changes – susceptible to the surroundings (what is happening around you) – law, competition, regulations, standards, trends, new technology, innovation, Research and Development etc.)

b. Robust– a process, system able to withstand or overcome adverse conditions (defects, non-conformance, corrective action request)

c. Improve overall performance – integral component of sustainable development– no system is perfect, it should be improved and become part and parcel of company's culture to achieving excellence.

d. Designed and Implemented by the sort of industry-specific – service/product provided by the company (to achieve such purpose – goals and objectives) – customization/tailor-made (1)

The rest of the content in 0.1 also talks about culture (already covered), external factors – socio-economic conditions under which it operates) – when we talk about socio-economic conditions – it talks about how the process - impacts the general public, public perception, surroundings  – possibly employment opportunity and most important – the organization must realize its financial capacity –not to do something way beyond their ability. Do something that suits the organization ONLY  (2)

Also touched on QMS can differ from one organization to another(See (1) - customization)

0.2 – not much have been changed except more emphasis is given in point no. 2 – ISO 9001 – improved internal communication, better understanding and control of process – reduction in defects and waste 

(the only way to do all these is to adopt principle of “no walls, no politics, no overlapping of duties, no pinpointing, no blaming culture” - so 100 points go to"Improved Internal Communication"  - everything starts here....

and also point no. 4 of 0.2 – ISO 9004 which touches on configuration management; apart from other elements – quality plan, project QM, measurement process/equipment, documentation, (and again - ) financial/economic benefits of the system (See (2), Statistics etc.

Definition

Configuration Management - system engineering process for establishing and maintaining consistency of a product's (or services) performance, functional and physical attributes with its requirements, design and operational information throughout its life.

0.3– comprehensive process-approach explained in better details. What's interesting are the words “understood” and “understanding” are being used. It means that the system HAS to be understood – on company-wide basis.

There is no point making a system only to be understood by a certain 'exclusive top management level'.

How to make everyone understand?

Mind you, I'm not talking about the typical (word by word) memorizing the policy or objectives – remember UNDERSTAND is totally different than MEMORIZE....

- a laymen understanding – is to understand QMS in their OWN work! (refer Job Description and Responsibilities/Authorities) – if these are not clear, DON'T HOPE everyone to understand – you will receive typical provoking comments from them just like when the previous system was implemented - “This is not my job?” “Having ISO is like having NOTHING – no impact – nothing for me” - hence - they don't feel the system!

0.4 including Figure 1 and 2 talk about 'Plan-Do-Check-Act” in much more simple understanding but implementable.

0.5 Something new – Risk-Based Thinking (in fact it's partial risk management) – which I agree 100%.

Definition

Simply look back at your Management Review Meeting, Data Analysis and Continual Improvement Plan (if you have any - if you don't, then 'BIG TROUBLE') – now PROACTIVELY start identifying, assess and prioritize the risks (the effect of "uncertainty") – how do you that? 

Yes, look back at frequent problems in your data? 

And prioritize - put them according to order, mark them with RED, YELLOW or GREEN and discuss the solution further. You can also integrate ITP, HIRARC, SHASSIC, CONQUAS or whatever specific assessment/inspection system you have (if you have one - if you don't, then go for the normal inspection that you do - incoming, in-process and outgoing) etc. into it. 

No overlapping please...let all the system be harmonized and co-exist.

Now, should you have a full (projected) Risk Management Plan before starting the operation? (Preliminary, Design, Interim and Final) – if you have the time – the answer is YES!

Project Management - Critical Path Method - justify the RED ones by thinking outside the box (outside the software) - there must be alternative ways of justifying it. Yes, I have the great CPM and the 'technical S Curve'  but why is there still delay?

Just match it with your MRM Data...you'll be on the right track.

0.6– compatibility with other management systems – explained in greater details.

VERDICT?

Yes, the new ISO 9001:2015 is attempting to cover and solve ALL kinds of management and technical problems (sound kind of ambitious - don't you think?) – however, lots of cross-referencing need to be made. Act smart for a while...please

(wait for Part 2)

CONQUAS telah dibangunkan oleh Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan - (CIDB) Singapura selaras dengan kehendak agensi sektor awam dan badan-badan professional untuk mengukur tahap kualiti yang dicapai bagi sesuatu projek.


Objektif CONQUAS


Untuk menyelaraskan standard penilaian kualiti bagi projek pembinaan.

Untuk menjalankan objektif penilaian kualiti dengan :-

mengukur kerja-kerja yang telah dibina berbanding dengan standard dan spesifikasi tenaga kerja (workmanship)

menggunakan pendekatan secara persampelan mengikut kesesuaian projek.

Untuk memudahkan penilaian kualiti dijalankan secara sistematik dengan kos
dan masa yang berpatutan.


CONQUAS meletakkan standard keatas aspek-aspek pembinaan pelbagai serta menganugerahkan poin/markah bagi mana-mana kerja yang memenuhi kehendak standard. Markah-markah ini akan dicampur bagi mendapatkan skor/markah kualiti secara menyeluruh yang digelar CONQUAS Score bagi projek bangunan/pembinan.


CONQUAS 21 (Edisi ke-5 CONQUAS) merangkumi kebanyakan aspek dalam kerja-kerja am bangunan. Penilaian ini terdiri daripada 3 komponen utama:


Kerja-Kerja Struktur.
Kerja-Kerja Arkitektur (termasuk kerja-kerja luaran untuk kondominium dan taman perumahan)
Kerja-Kerja Mekanikal & Elektrikal (M&E).

Setiap komponen diperincikan pula kepada sab-komponen untuk penilaian. Contohnya, Komponen Struktur biasanya mempunyai sab-komponen seperti konkrit (tetulang), dll.


Walaubagaimanapun, penilaian ini tidak memasukkan kerja-kerja yang melibatkan kenderaan/loji berat seperti piling, heavy foundation dan kerja-kerja sab-struktur


Bangunan biasanya dinilai dari segi standard workmanship yang dicapai menerusi pemeriksaan. Penilaian Struktur dan M&E dilakukan sepanjang proses pembinaan manakalah Penilaian Arkitektur dijalankan keatas bangunan yang telah siap.


Selain daripada pemeriksaan tapak, penilaian ini juga mengambilkira ujian bahan dan prestasi funsi bagi khidmat dan pemasangan. Ujian ini akan menambahkan pengetahuan, kesedaran keselamatan dan kesihatan pekerjaan dll.


Standard minima telah dihasilkan oleh perbincangan dengan sesetengah sektor , pembangunan hartanah dan kontraktor berdasarkan spesifikasi am yang terbabit dalam projek masing-masing.


Dalam membangunkan CONQUAS 21, banyak pembelajaran dan ujian telah dijalankan bagi mengemaskinikan teknik ujian dan standard penilaian. Sistem Pemarkahan yang dijalankan bersama-sama dengan ujian akan memastikan ketepatan dan keselarasan.


Disesuaikan kembali daripada : CONQUAS 21