PART 6 - ANTI BRIBERY MANAGEMENT SYSTEM - by Nik Zafri

 (Anti Bribery Management System = ISO 37001:2016)

4.0 Support

Support = Resources required to implement, maintain and improve ABMS.

Competence

a) Determine the competence of employees,

b) Education background, training and experience,

c) Possible additional training required?

d) Reasignment or 3rd party support?

e) Document them as evidence

(It's a good practice to run a background check/screening of person(s) holding significant positions having authority on approval of financial matters) 

Employment Process

Procedure (s) required.

- employment regulations - to address the need to comply with ABMS Policy and System and action that will be taken against non-compliances 

(Bribery; once proven; IS A CRIME! Report it to the authorities and immediate termination should be executed - There is no need for reminders or warnings or showcause/domestic inquiries, even industrial courts as this is not a disciplinary matter, it's a crime) 

- employee should receive a copy of such policy/regulations. Conduct refresher training/briefing/inductions at the right intervals if necessary.

- just like a whistleblower, employee must also be equally protected in case reports of bribery or possible bribery or rejecting bribery - being lodged disregarding position or social status. 

- investigations, risk assessments and; if necessary; due diligence to be made once reports are lodged, if necessary - declaration of assets,  

The anti-bribery compliance declaration can stand alone or be a component of a broader compliance declaration process.

Awareness and training

Adequate training/workshops/inductions on ABMS are required - if possible, not only on the key staff but also throughout the organization. Contents of training to include :

a) ABMS overall awareness, policy, procedures, roles/responsibility/authority

b) need for compliance, risks and opportunities, 

c) how to recognize, react, prevent potential or actual events of bribery and corruption.

d) aspects of communication, 

e) scope of bribery/corruption to include internal and external parties,

(those involving service providers - the contractual requirements can add a clause on "Bribery and Corruption")

Retain documented information.

Communication

- internal and external

a) What, When, With Whom, How, Who to communicate on ABMS various issues.

b) Medium of communication to be used - although one language shall prevail in case of ambiguity - other translated versions should be in multiple languages accordingly)

c) ABMS Policy; apart from all staff; should also be communicated/extended to Service Providers as well.

Documented information

A must have - Policy, Objectives, Plans, Manual, Procedures, methodologies, checklist, relevant codes of practice etc.

The extent of documented information can differ from one organization to another depnding on size, scope of work, processes (complexity/interaction), 

products and services, competency etc. A banking and financial institution may differ in scope to a construction company. 

So, APPLY ONLY THE NEEDED DOCUMENTS, not everything - not hijacked from others - not copy and paste from others!

ABMS documented information can be retained separately or part of other systems - compliance, financial, commercial, audit etc.)

(My advice? separate them! Unless you know what to omit and what to add without overlapping)

Format (Creating/Updating)

- identification/description - title/date, author, approval, reference number, revision/issue number, 

- hardcopies or electronic (online) (online versions may subject to a stricter audit - identifying the authorized users acess, authorized to make amendment (s), the approval parties, encryption, firewall etc.)

- review for adequacy at intervals.

Control of documented information

Control : 

a) available for use, location and when to use

b) protected (confidentiality, unauthorized access, loss of integrity (printed version can be compromised in the long run) 

b) distribute, access, retrieval and use

c) storage and preservation

d) retention and disposition.

Superseded documents; if retained; must be quarantined and not to be filed together with the active ones. Justification is required of why the superseded documents are kept. Among reasons for retaining is for future reference and may also serve as evidence in the court of law.

THINK BEFORE YOU SPEAK - (be in my shoes for a while) - EDUCATION FOR ALL in Malaysia is just another cliche!

(Be in my shoes for a while)

In Malaysia, those circa 40 years and above, to access higher education, they need to be employed or sponsored by their company in order to pay for education.

My wife has been unemployed for so many years at that time but she wanted so much to upgrade her tertiary education level, unfortunately there seems to be a limit.

Alas, there is absolutely NO financial assistance given to this "category" (not even from Lembaga Zakat)

I was also working on odd jobs and I have dreamt to further my own studies, but after all consideration, I had to sacrifice my dream, used up almost all my savings, borrowing from friends not only money but also a car to send her to the place of study (and so many more embarrassing moments) - just to ensure she gets the best tertiary education for many years - finally she graduated with flying colours. ( There is a very good reason why I decided to do this )

Whilst we Malaysia are proud to proclaim using the cliche "EDUCATION FOR ALL", we keep forgetting those who wish to further their education but unfortunately neither do not have enough funds nor failure in getting any assistance from any party are not the ones the Institution of Higher Learnings wanted - be it government especially private ones.

Meaning, they are on their own! (with majority of them had to cancel their sacred intention)

So it's safe for me to say that if you're not working and don't have the money, do not DREAM to further your education.

So, stop shouting cliches that you are not able to implement. Stop comparing to other countries. Take care of this small matter first.

MENGENALI PSIKOLOGI PEMBELI - Nik Zafri

 (Artikel Asal ditulis pada hari Rabu, 28 Disember, 2016)

Dalam usaha untuk menjayakan pemasaran atau jualan produk/perkhidmatan kita, suka saya ingatkan agar kita perlu tahu sedikit sebanyak mengenai siapa prospek kita. Walaupun demikian, kita hanya dapat mengetahui 70% dari keperluan pembeli yang berpotensi - itupun pada saya, telah mencukupi. 30% lagi tu, kita kena pelajari dan alami sendiri semasa kita memasar mahupun menjual produk/perkhidmatan kita. Izinkan saya berkongsi beberapa perkara utama mengenai psikologi pembeli :

#1 - Manusia suka berbeli-belah

Ini tabiat utama manusia yang perlu dikenali. Siapapun mereka, apapun latarbelakang mereka, dari mana asal mereka, tidak kira jantina mereka mahupun usia mereka, mereka akan pasti membeli-belah.

Kali pertama kita berhadapan dengan prospek, kita hendaklah mengadakan suasana urusan jual beli yang selesa dan berilah layanan bertaraf VIP pada mereka walaupun mereka tidak membeli produk kita. Yang penting, mereka akan mengingati budi-bahasa kita dan dari 10 orang prospek, 5 prospek akan kembali.

Tetapi awas, prospek kita tidak suka dipaksa membeli malah ada yang tidak suka penerangan terlalu panjang.

Senario ini sama dengan perniagaan MLM yang bersikap terlalu memaksa menyebabkan ahli merasa tidak selesa akhirnya beralih kepada syarikat yang lain. Ada caranya untuk memikat hati ahli atau pembeli. Di negara barat, mereka menyimpan data-data prospek mereka untuk dihubungi jika ada promosi dan produk/perkhidmatan baru untuk dipasarkan.

#2 – Prospek Mempunyai Ego Mereka Sendiri

Sebagai pemasar atau penjual yang bijak, anda perlu membuat ramalan mengenai apakah perkara yang selalunya bermain-main di fikiran pembeli yang berpotensi. Izinkan saya berkongsi 3 daripada persoalan yang selalunya ada di fikiran mereka.

1) “Apakah yang mereka dapat jika membeli dengan kita?”

2) “Bagaimana pula dengan jaminan dan penyengaraan? atau servis selepas jualan”

3) “Terdapat tawaran hebat, hadiah atau diskaun?”

Kejayaan menerangkan ketiga perkara utama di atas boleh dianggap produk/perkhidmatan anda AKAN dibeli...

Elakkan sekali-kali bercerita tentang diri kita kepada prospek kerana ingin memujuk mereka untuk membeli kecuali jika ditanya. Ringkaskan kisah peribadi, senyum dan fokus kepada produk/perkhidmatan yang ingin dipasarkan/dijual.

Tetapi tidak salah jika kita cenderung ke arah mementingkan prospek - contohnya, “Tuan/Puan (akak/abang) ni dari mana?” Perbualan seperti ini kadangkala akan menarik hati prospek, jika mereka menjawabnya, bermakna mereka suka akan produk/perkhidmatan kita.

Selalu lazimkan ucapan “Selamat datang”, “Selamat Pagi/Petang”, “Boleh saya bantu?”

Saya pernah melihat peniaga-peniaga berbangsa Cina menyiapkan gula-gula untuk diberikan pada anak-anak pelanggan. Dengan hanya berbelanja RM5.00 sehari untuk gula-gula, mereka berjaya menawan hati pelanggan

Seperkara lagi, saya sering melihat kesalahan yang selalu dianggap kecil - dilakukan oleh kakitangan jurujual umpamanya :

a) Suka “mengekori” pelanggan - ini pasti akan menimbulkan rasa ketidakselesaan pelanggan. Adakan jarak yang selamat jika mengikuti pelanggan dan sentiasa tersenyum dan bersedia untuk membantu pelanggan.

atau Pasangkan cermin pada sudut yang sesuai atau terbaiknya pasangkan CCTV.

b) Suka memulakan perbualan seperti “Nak beli apa?”

#3 – Pembeli selalunya membeli mengikut emosi

Pada zahirnya, kita nampak seperti prospek kita membuat keputusan yang munasabah dalam membuat pembelian. Sebenarnya, kebanyakan yang selalu saya jumpa membeli mengikut emosi mereka. Anda jangan membiarkan perkara ini berlaku kerana prospek anda mungkin akan terbeli produk yang terlalu mahal dan tidak sesuai untuk mereka.

Jangan mengambil sikap mendiamkan diri, anda perlu “berkorban” sedikit memaklumkan kepada mereka, terdapat produk/perkhidmatan atau pakej yang lebih ekonomik. Ini antara cara yang paling efektif untuk menawan hati pelanggan kerana pelanggan hari ini sangat mementingkan kejujuran penjual/pemasar - dan mereka akan pasti datang kembali menjadi pelanggan tetap. Malah pelanggan seperti ini akan membantu kita memasarkan perniagaan kita.

Tetapi awas, jika pelanggan terasa tertipu, perniagaan anda juga akan berada dalam RISIKO yang besar.

#4 - Pembeli juga membeli berdasarkan fakta

Ini adalah pembeli yang bijak dan mempunyai pengetahuan kadang-kadang melebihi kita sebagai penjual/pemasar. Berhati-hatilah dengan pembeli seperti ini. Selalunya kita akan dapat mengenali mereka apabila mereka bertanya soalan-soalan yang teknikal (malah memberikan jawapan-jawapan yang penuh meyakinkan semasa bertanya)

Elakkan sekali-kali “bertengkar” atau “berhujjah” dengan pelanggan kategori ini. Sebaiknya ucapkan “terima kasih” di atas pengetahuan baru yang diberikan oleh mereka. Bayangkan hanya dengan ucapan terima kasih, mereka akan merasa sangat dihargai dan bangga. Sudah pasti barangan/produk/perkhidmatan anda akan dibeli!

Kadang-kadang, ada pelanggan yang salah memberikan fakta. Sebaiknya anda boleh memilih untuk mendiamkan diri, senyum, mengangguk-angguk dan menampakkan wajah kagum. Kecuali fakta yang diberikan itu ada berbaur fitnah - contohnya “produk ini saya dengar khabar - tidak halal”, maka anda perlu bersedia untuk menerangkan secara ringkas dan menunjukkan bukti seperti sijil halal dan seumpamanya.

Jangan memberikan maklumbalas dengan emosi - “Mana ada?? Dah dapat persijilan halal berzaman-zaman dah” atau “Encik/Cik/Puan ni tidak baca suratkhabar ke? Tidak tengok TV ke?”

Walaupun kita bersifat defensif di atas dasar yang betul dan ingin mempertahankan diri, tetapi kita telah SALAH kaedah penyampaian maklumat berkenaan.

#5 - Pembeli membeli secara mengikut trend

Ini memerlukan kebijaksanaan kita dalam merancang bagaimana nak menjadikan barangan/perkhidmatan kita sebagai “trend” hari ini. Biasanya, kita perlukan foto-foto atau testimoni pelanggan lain atau foto-foto produk berkenaan (yang mungkin telah diiklankan dalam media masa) dsb.

Tidaklah keterlaluan jika kita menggunakan frasa yang “catchy” - contohnya “AS SHOWN ON TV atau YouTube atau “SEBAGAIMANA IKLAN DALAM MEDIA MASA”. Kita kena berani menggunakan frasa-frasa yang boleh menarik perhatian pembeli.

Jika kita berhasrat untuk menarik perhatian semua pelanggan (bergantung di atas jenis produk/perkhidmatan kita), suka saya ingatkan frasa “UNTUK MELAYU ISLAM SAHAJA” atau “UNTUK MUSLIM SAHAJA”, “UNTUK BUMIPUTERA SAHAJA” kadangkala boleh membawa salahfaham di kalangan prospek bukan Melayu atau non-Muslim.

Ini juga satu kesilapan dalam periklanan dan penjualan produk-produk tertentu yang tertera perkataan-perkataan seperti ini pada labelnya menyebabkan produk/perkhidmatan berkenaan tidak disukai oleh mereka yang bukan Melayu dan bukan Islam. Walhal produk/perkhidmatan kita adalah untuk SEMUA orang.

PERSELISIHAN RUSSIA DAN UKRAINE YANG TIDAK PERNAH KEHABISAN

Russia : menggelarkan operasi serangan ke atas Ukraine adalah satu "Operasi Khas" didakwa sebagai usaha untuk "membebaskan Ukraine daripada cara pentadbiran Neo Nazi" (dengan kata lain, Presiden Zelenski dianggap seorang yang fasis) 

Ukraine : pula mendakwa Russia tidak selesa dengan hubungan baik Ukraine dan NATO boleh menggugat keselamatan Russia. 

Ukraine : menyatakan Presiden Zelenski adalah keturunan golongan Yahudi yang menyelamatkan diri dari peristiwa Holocaust di mana mereka dibunuh beramai-ramai oleh Nazi yang dipimpin oleh Hitler. Jadi tidak mungkin Zelenski adalah penyokong Neo Nazi sebagaimana dakwaan Russia.

Russia : mendakwa terdapat golongan Yahudi yang bersimpati dengan Tentera Nazi pada Perang Dunia Kedua (sebenarnya Yahudi yang dimaksudkan mungkin adalah golongan  Zionis) (Sememangnya terdapat sejarah penentangan Russia terhadap tentera Nazi serta golongan Neo-Fasis)

Russia : juga mendakwa pengaruh Neo Nazi dan Fasis telah menyebabkan Ukraine dianggap sebagai negara yang penuh rasuah semenjak kemerdekaan Ukraine.(ini merujuk kepada skandal rasuah antara sesetengah ahli politik Ukraine dengan puak oligarki dan mafia - sekitar 2018 yang direkodkan oleh Majlis (mesyuarat) Eropah)

Ukraine : mendakwa balas bahawa skandal rasuah berkenaan adalah berasal dari pengaruh kumpulan nomenclatur negara bekas Soviet

Russia : pula beranggapan Ukraine lah yang melanggar perjanjian kemerdekaan sekitar tahun 90an, Protokol Lisbon, Memorandum Budapest, Perjanjian Persahabatan Russia dan Ukraine.

Ukraine : pula mengganggap Russia yang melanggar perjanjian-perjanjian berkenaan termasuk Memorandum Budapest yang mana syaratnya ialah Russia tidak boleh campurtangan dalam urusan Ukraine. Malah Ukraine telahpun melakukan gencatan senjata nuklear hasil perjanjian berkenaan (mungkin inilah sebabnya Russia menyerang Ukraine, apabila tiada lagi senjata Nuklear di Ukraine)

Russia : Piagam Bangsa-Bangsa Bersatu ada menyebut mengenai hak serangan dan hak mempertahankan diri. Russia mendakwa Ukraine menyerang kumpulan Etnik Russia selepas Protes Euromadan yang menyemarakkan semangat anti-Russia mengakibatkan ramai yang terbunuh di kawasan Donbas dan Crimea (wilayah-wilayah yang masih di bawah pemerintahan Russia)

Ukraine : mendakwa boleh dikatakan ramai pemerintah Russia suka mencari "pasal" dengan Ukraine - contohnya Viktor Yanukovych (2014) yang dianggap diktator boneka yang enggan menandatangani perjanjian untuk perdagangan bebas Eropah malah Yanukovych sentiasa mengambil tindakan tegas terhadap kumpulan penunjuk perasaan. Alasan penunjuk perasaan digunakan untuk menguasai kawasan Timur dan Utara Ukraine iaitu Donbas dan Crimea (asalnya milik Ukraine)

Russia : mendakwa kaum etnik Russia (yang menjadi tentera pemisah) memohon bantuan Russia kerana penetangan dasar Ukraine yang dianggap sebagai memaksa mereka mengikut telunjuk jari mereka tanpa membela nasib kaum etnik Russia. Selepas sahaja Ukraine mencapai kemerdekaan,  Ukraine memulakan serangan ekonomi terhadap Donbas dengan menutup kilang-kilang di sana menyebabkan kesusahan yang besar dialami oleh penduduk di sana.

Ukraine : pula mendakwa Donbas dan lain-lain wilayah ingin bersatu dengan Ukraine sebagai sebuah negara kerana ingin membebaskan diri dari pemerintahan sosialis bekas negara Soviet itu.

Russia : mendakwa penyerahan wilayah Crimea kepada Ukriane SSR (sekarang dipanggil Ukraine) oleh Nikita Kruschev (1954) adalah tindakan yang tidak sah kerana hanya 13 dari 27 ahli presidum yang hadir ketika itu - dianggap sebagai melanggar perlembagaan.

Ukraine : mendakwa bahawa Wilayah Cremia; jika mengikut fakta sejarah; adalah milik asal Ukraine dan bukannya Russia kerana ianya dikawal oleh Tentera Zaporozhian Cossacks yang dianggap sebagai tentera Ukraine ketika itu yang mengadakan hubungan baik pula dengan kumpulan Khanet Qatar (yang mengalami deportasi oleh pihak bekas negara Soviet)

Ukraine : seterusnya mengingatkan Russia bahawa selepas kemerdekaan dan siri-siri perjanjian, Russia tidak lagi boleh campurtangan dalam urusan Ukraine termasuk urusan persempadanan.

Russia : mungkin tidak senang dengan Ukraine yang ingin bernaung di bawah Nato. Nato pula telah dibantu oleh Kesatuan Eropah yang menyambut baik kedatangan Ukraine. Ukraine telah mengambil peluang ini untuk memajukan negara mereka. (Ukraine dikatakan pernah berhutang dengan negara-negara luar dan ini membimbangkan Russia kerana mungkin isu hutang ini akan digunakan untuk mengambil peluang ke atas Ukraine) 

Ukraine : juga telah berjanji untuk memberikan kerakyatan, hak kesamarataan dan kebebasan (seperti yang berlaku di US) kepada mereka yang layak.

Russia : juga marah apabila Ukraine menjanjikan keistimewaan-keistimewaan ini kerana dianggap melanggar pula satu lagi perjanjian iaitu Perjanjian Beluga

Russia : juga bimbang campurtangan NATO dan Kesatuan Eropah mungkin akan mengakibatkan peperangan dan ancaman pula terhadap Russia. Ini juga merujuk kepada sejarah perjanjian antara Gorbachev dan Bush di mana Russia mendakwa terdapat muslihat NATO yang cuba menguasai Jerman selepas penyatuan Jerman Barat dan Timur - ini dianggap telah melanggar perjanjian berkenaan kerana masalah persempadanan Baltik.

Ukraine : mendakwa perjanjian di Persidangan Malta tidak menyebut mengenai NATO meluaskan pengaruhnya ke Jerman dan tidak pernah ada sebarang ratifikasi dilakukan. Ianya sekadar perbincangan di luar perjanjian. 

Ukraine : NATO tidak memaksa mana-mana negara untuk menyertainya sebaliknya Perjanjian Warsaw terdapat banyak unsur paksaan pihak Russia.

Russia : NATO tidak sepatutnya meluaskan pengaruhnya ke kawasan persempadanan kerana ianya menghantar mesej yang salah. 

Russia : mendakwa tidak pernah meletakkan sebarang pangkalan tentera di kawasan persempadanan US seperti di Mexico atau Kanada. Atas alasan ini Russia beranggapan mereka telah dilayan secara tidak adil.

Russia : mendakwa telah banyak bersabar dengan NATO dan US walaupun dituduh tidak demokrasi. Semasa pemerintahan Yeltsin, banyak usaha untuk mengamankan peperangan dingin dengan US telah banyak dijalankan. 

Ukraine : Russia dianggap kejam dalam pemerintahannya selama 400 tahun. Malah selepas kemerdekaan, Russia dianggap tidak pernah mengiktiraf Ukraine dan masih bersikap seperti Komanwel ke atas Ukraine.

Russia : Perjanjian Perezlav 1654 telah menyebut bahawa Kozak Hetmanale perlu taat kepada Tsar Russia disebabkan permusuhan Ukraine dengan Poland.

Russia : masih sentimental dengan keturunan Slavs (Timur) yang juga leluhur Ukraine

Ukraine : mendakwa Russia telah berubah arah, menggunakan bahasa tersendiri, lupa tradisi dan asal-usul, mengubah sejarah dll.

Russia : mendakwa bahawa ianya adalah bahasa asal Slavs tetapi :

Ukraine : mendakwa bahawa Russia telah merosakkan bahasa asal (yang dicampuradukkan dengan Poland) sehingga sukar difahami oleh Ukraine. Malah Ukraine juga mendakwa bahawa Russia mempunyai adat yang cukup berbeza dengan Ukraine yang lebih kepada "uralic" dan "ëucharic" dan bukan dari akar umbi Ukraine yang asal.

Ini kerana adat/budaya Ukraine adalah "Pannonian Basin" Eurasian dan terdapat pengaruh Eropah Timur.  Ini juga bermakna secara simbolik, Ukraine seolah-olah beranggapan kebanyakan bangsa Russia juga bukan penduduk asal tetapi bangsa penakluk.

Russia : sangat marah dengan dakwaan ini dan beranggapan Ukraine lah yang mengubah budaya asal. Russia membandingkan antara :

a) Zaporizhzhian Cossaks (Ukraine) dengan Don Cossacks (Russia), 

b) Vysyvanka (Ukraine) dan Rubakha (Russia), 

c) Petrykivka (Ukraine) dan Zhostovo (Russia),

Ukraine : membalas hujjah menyatakan bahawa Russia telah meniru adat dan kaum Ukraine bagi mendakwa Russialah penduduk asal. Ukraine juga mendakwa :

a) Makanan Borch bukan hidangan Russia tetapi berasal dari Ukraine,

b) Telur Faberge adalah tiruan kepada Pysanky Ukraine, 

Ukraine : mengingatkan Russia semasa pemerintahan zalim Joseph Stalin menerusi Holodomor yang menyebabkan kebuluran Ukraine. Walaupun Russia masih sentimental dengan asal usul Wilayah Slavs (Timur) tetapi Ukraine tetap melihat Russia adalah beridentitikan muscovia dan proto Russia. 

Ukraine : Malah Ukraine menuduh Russia ingin mengembalikan kegemilangan Empayar Rom dengan meniru logo "helang berkepala dua" Byzantine dan menggunakan panggilan Tsar (Czar) yang berasal dari Caesar.

PART 5 - ANTI BRIBERY MANAGEMENT SYSTEM (ISO 37001:2016) - by Nik Zafri

 (Anti Bribery Management System = ISO 37001:2016)

3.0 PLANNING

This element links back to identified (bribery) risks and types of mitigation (risks and opportunities of improvement) as mentioned in the previous article. In planning, there should be a sense of assurance that the objectives will work. 

Risks require a plan which entails prevention and "what if" situations e.g. if they fail. (Back up plan is required)

No planning requires no improvement. It's not perfect. You'll learn through experience.

Thus, especially your manual and your procedures addressing risks of briberies, level of risks and possible mitigations should be part of the core process of the organization.

Mitigation is something to be based on experience. You may need brainstorming session(s) to see and test the viability of mitigation especially to possibility of "new bribery risks" that is unexpected.

Evaluate the planning process and execute the plan.

Objectives

The (measureable) objectives as mentioned earlier should be at the departmental and functional level. In making the objectives, it should adopt a cascading concept to the policy. (sort of the Drucker's MBO concept)

(A word of caution : Never treat the policy, objectives or other documented information as merely to comply with the standard and/or law requirements, the organization must feel that "This is the company policy, this is the company's objectives etc" or better "ABMS is part of the company's culture" - to have the sense of ownership towards the system)

Objectives must be practical not something that is "plucked from the sky". Sometimes achievement is not necessarily a measure of success as past achievements are also subject to further review. (as the law or standard changes or poor achievement is witnessed in the past)

Like policy, the objectives must be communicated (usually every department, unit and functions should have it documented or pasted or spread through the respective network throughout the department/unit/function)

Planning should involve the next course of action (including legal where necessary), resources, responsibilities and authorities, a time frame for achievement/reviewed or improvement.

SPOT THE DIFFERENCE