DISCLAIMER - NIKZAFRI.BLOGSPOT.COM


Today, Knowledge Management today are not limited merely to : (A) 'knowing' or 'reading lots of books/scholarly articles' or (B) data mining, analysis, decision making, preventive actions, or (C) some Human Resources Management issue or (D) some ICT issue. Knowledge Management is about putting your knowledge, skills and competency into practice and most important IT WORKS! For you and your company or your business (Nik Zafri)

There is a fixed point that intersects many other realities.For any event there is an infinite number of possible outcomes. Our choices determine which outcome will follow. That all possibilities that can happen do happen in alternate reality

The information comprised in this section is not, nor is it held out to be, a solicitation of any person to take any form of investment decision. The content of the nikzafri.blogspot.com does not constitute advice or a recommendation by nikzafri.blogspot.com and should not be relied upon in making (or refraining from making) any decision relating to investments or any other matter. You should consult your own independent financial adviser and obtain professional advice before exercising any investment decisions or choices based on information featured in this nikzafri.blogspot.com can not be held liable or responsible in any way for any opinions, suggestions, recommendations or comments made by any of the contributors to the various columns on nikzafri.blogspot.com nor do opinions of contributors necessarily reflect those of http://www. nikzafri.blogspot.com

In no event shall nikzafri.blogspot.com be liable for any damages whatsoever, including, without limitation, direct, special, indirect, consequential, or incidental damages, or damages for lost profits, loss of revenue, or loss of use, arising out of or related to the nikzafri.blogspot.com or the information contained in it, whether such damages arise in contract, negligence, tort, under statute, in equity, at law or otherwise.


MY EMPLOYERS AND CLIENTELLES

BIODATA - NIK ZAFRI



NIK ZAFRI BIN ABDUL MAJID, CONSULTANT/TRAINER
NIK ZAFRI'S CURRICULUM VITAE (ENGLISH)

Email: nikzafri@yahoo.com

* Kelantanese, Alumni of Sultan Ismail College Kelantan (SICA), Diploma (Management), IT Competency Cert, Certified Written English Professional US. Has participated in many seminars/conferences(local/international) in the capacity of trainer/lecturer and participant. Affiliations :- Council Member of Gerson Lehrman Group NY, Institute of Quality Malaysia, Malaysian Institute of Management, Malaysian Occupational Safety and Health Professionals Association, Auditor ISO 9000 IRCAUK, Auditor OHSAS 18000 (SIRIM and STS) /EMS ISO 14000:2004 and Construction Quality Assessment System (CONQUAS, CIDB (Now BCA) Singapore)

* Possesses 20 years experience/hands-on in the multi-modern management & technical disciplines (systems & methodologies) such as Knowledge Management (Hi-Impact Management/ICT Solutions), Quality (TQM/ISO), Safety Health Environment, Civil & Building (Construction), Manufacturing, Motivation & Team Building, HR, Marketing/Branding, Business Process Reengineering, Economy/Stock Market, Contracts/Project Management, Finance & Banking, etc. He was employed to international bluechips involving in national/international megaprojects such as Balfour Beatty Construction/Knight Piesold & Partners UK, MMI Insurance Group Australia, Hazama Corporation (Hazamagumi) Japan (with Mitsubishi Corporation, JA Jones US and Ho-Hup) and Sunway Construction Berhad (The Sunway Group of Companies). Among major projects undertaken : Pergau Hydro Electric Project, KLCC Petronas Twin Towers, LRT Tunnelling, KLIA, Petronas Refineries Melaka, Putrajaya Government Complex, Sistem Lingkaran Lebuhraya Kajang (SILK) etc. Once serviced SMPD Management Consultants as Associate Consultant cum Lecturer for Diploma in Management, Institute of Supervisory Management UK/SMPD JV. Currently – Associate/Visiting Consultants/Facilitators, Advisors for leading consulting firms (local and international) including project management. To name a few – TIJ Consultants Group (Malaysia and Singapore), LSB Manufacturing Solutions Sdn. Bhd. and many others.

* Ex-Resident Weekly Columnist of Utusan Malaysia (1995-1998) and have produced more than 100 articles related to ISO-9000– Management System and Documentation Models, TQM Strategic Management, Occupational Safety and Health (now OHSAS 18000) and Environmental Management Systems ISO 14000. His write-ups/experience has assisted many students/researchers alike in module developments based on competency or academics and completion of many theses. Once commended by the then Chief Secretary to the Government of Malaysia for his diligence in promoting and training the civil services (government sector) based on “Total Quality Management and Quality Management System ISO-9000 in Malaysian Civil Service – Paradigm Shift Scalar for Assessment System”

Among Nik Zafri’s clients were Adabi Consumer Industries Sdn. Bhd, The HQ of Royal Customs and Excise Malaysia, Veterinary Services Dept. Negeri Sembilan, The Institution of Engineers Malaysia, Corporate HQ of RHB, NEC Semiconductor - Klang Selangor, Prime Minister’s Department Malaysia, State Secretarial Office Negeri Sembilan, Hidrological Department KL, Asahi Kluang Johor, Tunku Mahmood (2) Primary School Kluang Johor, Consortium PANZANA, Information Technology Training Centre (ITTC) – Authorised Training Center (ATC) – University of Technology Malaysia (UTM) Kluang Branch Johor, Kluang General Hospital Johor, Kahang Timur Secondary School Johor, Sultan Abdul Jalil Secondary School Kluang Johor, Guocera Tiles Industries Kluang Johor, MNE Construction (M) Sdn. Bhd. Kota Tinggi Johor, UITM Shah Alam Selangor, Telesystem Electronics/Digico Cable (ODM/OEM for Astro), Sungai Long Industries Sdn. Bhd. (Bina Puri Group), Secura Security Printing Sdn. Bhd, ROTOL AMS Bumi Sdn. Bhd & ROTOL Architectural Services Sdn. Bhd. (ROTOL Group), Bond M & E (KL) Sdn. Bhd., Skyline Telco (M) Sdn. Bhd.,Technochase Sdn. Bhd JB, Institut Kefahaman Islam Malaysia (IKIM), Shinryo/Steamline Consortium (Petronas/OGP Power Co-Generation Plant Melaka), Hospital Universiti Kebangsaan Malaysia, Association for Retired Intelligence Operatives of Malaysia, T.Yamaichi Corp. (M) Sdn. Bhd.LSB Manufacturing Solutions Sdn. Bhd., PJZ Marine Services Sdn. Bhd., UNITAR/UNTEC (Degree in Accountacy) Cobrain Holdings Sdn. Bhd. (Managing Construction Safety & Health), Speaker for International Finance & Management Strategy (Closed Conference), Pembinaan Jaya Zira Sdn. Bhd. (ISO 9001:2008-Internal Audit for Construction Industry), Straits Consulting Engineers Sdn. Bhd. (C & S, Geotech), Malaysia Management & Science University (MSU), Innoseven Sdn. Bhd. (KVMRT MSPR8 - Internal Audit (Construction) & Awareness Workshop ISO 9001:2015 for the Construction Industry, Amiosh Resources - Lembaga Tabung Haji - Flood ERP, Amiosh Resources - Flood Risk Assessment and Management Plan - Prelim, Conceptual Design and Final Report etc.

* Has appeared for 10 consecutive series in “Good Morning Malaysia RTM TV1’ Corporate Talk Segment discussing on ISO 9000/14000 in various industries. For ICT, his inputs garnered from his expertise have successfully led to development of work-process e-enabling systems in the environments of intranet, portal and interactive web design especially for the construction and manufacturing. Some of the end products have won various competitions of innovativeness, quality, continual-improvements and construction industry award at national level. He has also in advisory capacity – involved in development and moderation of websites, portals and e-profiles for mainly corporate and private sectors, public figures etc.



Note :


TO SEE ALL ARTICLES

ON THE"LABEL" SECTION BELOW (RIGHT SIDE COLUMN), YOU CAN CLICK ON ANY TAG - TO READ ALL ARTICLES ACCORDING TO ITS CATEGORY (E.G. LABEL : CONSTRUCTION) OR GO TO THE VERY END OF THIS BLOG AND CLICK "Older Posts"


Wednesday, June 04, 2014

KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK) - OLEH NIK ZAFRI

Maklumbalas dari MAMPU - Pengarang ingin merakamkan setinggi-tinggi terima kasih dan penghargaan.

---------------------------------------------------------

 LAMAN WEB MAMPU


Salam Kegemilangan,Salam 1Malaysia:
Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan.

Tuan,

Dengan segala hormatnya saya merujuk ulasan dan pandangan tuan pada 4 Jun 2014 berkaitan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK).

Pertamanya, saya bagi pihak MAMPU mengucapkan ribuan terima kasih atas ulasan dan pandangan yang diberikan. Sememangnya, pihak kami memerlukan ulasan dan pandangan yang sebegini bagi membolehkan penambahbaikan pentadbiran dan pengurusan bagi perkhidmatan awam dilaksanakan secara berterusan dan holistik.

Untuk makluman tuan, MAMPU sedang dalam proses mengkaji semula Panduan Mengenai KIK yang dikeluarkan pada tahun 2009 dalam memastikan usaha mentransformasikan penyampaian perkhidmatan dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan. Langkah ini adalah selaras dengan gesaan YBhg. Tan Sri Dr. Ali Hamsa, Ketua Setiausaha Negara supaya KIK digerakkan dengan menggunakan pendekatan Strategi Lautan Biru Kebangsaan atau National Blue Ocean Strategy (NBOS) berikutan kejayaan inisiatif-inisiatif Kerajaan yang dilaksanakan melalui pendekatan tersebut.

Berhubung dengan cadangan tuan agar kajian penilaian keberkesanan KIK dilaksanakan dalam kalangan penjawat awam, MAMPU telahpun melaksanakan kajian pada pertengahan tahun ini bagi meninjau pandangan dan sejauhmana penerimaan serta ekspektasi kumpulan sasar (penjawat awam) sekiranya Panduan Mengenai KIK yang dikeluarkan pada tahun 2009 diperbaharui dengan memasukkan pendekatan baharu KIK. Selain daripada itu, kajian ini juga dilaksanakan bagi mengenalpasti aspek lain yang perlu ditambahbaik bagu memastikan penyediaan panduan KIK yang baharu lebih mantap dan bersesuaian dengan kehendak pelanggan dan stakeholders serta mampu memberikan impak yang lebih positif kepada pembudayaan kreativiti dan inovasi dalam perkhidmatan awam.

MAMPU juga mengambil maklum cadangan-cadangan lain yang disyorkan oleh pihak tuan sebagai input dalam membantu kami menyediakan panduan tersebut. Keprihatinan dan perhatian tuan dalam perkara ini amatlah kami hargai dan didahulukan dengan ucapan ribuan terima kasih.

Sekian.

Ketua Penolong Pengarah
Bahagian Penyelidikan Pengurusan
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia
Jabatan Perdana Menteri

----------------------------------------------------------

KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK) PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA - OLEH NIK ZAFRI

Saya tertarik dengan inisiatif perkhidmatan awam yang berhasrat mewujudkan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) sebagai menggantikan Kumpulan Mutu Kerja (KMK) yang telah berjaya pada tahap yang baik.

KIK; bagi saya; sebenarnya adalah sebahagian daripada rancangan penambahbaikan KMK. Dalam konteks TQM, KIK boleh dikategorikan sebagai 'Small Group Activities' (SGA) yang bersilang fungsi - dari semua unit, bahagian dan jabatan (konsep ini sangat terkenal di sektor-sektor swasta dan korporat yang ingin menjalankan peningkatan berterusan terhadap sistem dan kaedah kerja terutamanya yang telah mendapat persijilan ISO 9000)

Antara persoalan-persoalan utama tetapi tipikal sebelum memulakan KIK ialah :  

1) "Apa lagi yang boleh dilakukan?" (What else can be done?)
2) "Apa tindakan selanjutnya?" (What is the next action?)

kerana perlu diingatkan, KIK tidak tersilap mensasarkan menambahbaik sistem dan kaedah/metodoloji yang TELAH PUN TERATUR dalam sektor perkhidmatan awam. 

Yang penting ialah soalan seterusnya : 

1) "Jika tidak rosak, kenapa perbaikinya?" (if it's not broken, why fix it?) - sistem dan kaedah yang telah terbukti berjalan lancar - maka pada pendapat saya, tidak perlulah ditingkatkan lagi.

2) "Jika ada kekurangan, apakah kekurangan yang perlu diperbaiki?" Analisa jurang (gap analysis) perlu diadakan terlebih dahulu.

Di sini, adalah perlu agensi seperti Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) perlu mengadakan satu sesi pra-penilaian dan pelaksanaan (umpamanya  mengambilkira elemen Tinjauan Kepuasan Kakitangan dll) secara keseluruhan terlebih dahulu (Wilayah Utara, Timur, Barat, Selatan dan Pusat) bagi mengenalpasti apa yang perlu ditingkatkan dan apa yang perlu dikekalkan supaya kakitangan perkhidmatan awam tidak merasa satu kejutan

Rasa saya, tidak cukup dengan hanya adanya panduan, dicadangkan dibuat penilaian terlebih dahulu. Juga yang penting di sini, kakitangan perkhidmatan awam yang memberikan input perlu diberikan kebebasan bersuara dan mengkritik secara konstruktif. Sistem pra-penilaian ini perlu telus.

Lain-lain kelemahan yang saya lihat - perkara yang paling penting, KIK yang ingin diperkenalkan WAJIB mengambilkira kehendak 'pihak yang berkepentingan' contohnya pengguna perkhidmatan iaitu orangramai yang berurusan dengan kerajaan

Walaupun mungkin data telah dikumpul dan dianalisa tetapi adakah data dan analisa malah rancangan penambaikan menerusi keputusan mesyuarat semakan semula masih boleh digunapakai? (tiada tarikh lupusnya - retention period?)

Kenapa saya tanyakan soalan ini ialah kerana KIK juga mengambilkira kepekaan terhadap perubahan global dan teknologi sebagai pemacunya.

Persepsi orangramai dan pengguna pada tahun 2014 sangat berbeza evolusi pemikiran, pengalaman dan kemahirannya dengan zaman KMK, TQM dan ISO 9000 diperkenalkan pada awal dan pertengahan 90an dahulu. Dewasa ini, dengan adanya persijilan ISO 9000 masih lagi belum mencukupi.

Dan oleh kerana sektor swasta, korporat termasuk GLC telah lama memulakan program seumpama ini, adalah baik, jika MAMPU bekerjasama dengan sektor swasta untuk menimba pengalaman perniagaan mereka.

Jadi, saya merasakan program KIK (dan pra-penilaian oleh MAMPU) perlu mengambilkira 

a) faktor dalaman,
b) kehendak pengguna/orangramai yang berurusan dengan kerajaan,
c) Mengambilkira pengalaman sektor swasta,
d) Mengambilkira lain-lain kehendak pihak yang berkepentingan,
e) Menyemak kembali data dan analisa yang sediada,
f) Melihat kembali keberkesanan Rancangan Penambahbaikan hasil dari Mesyuarat Semakan/Kajian Semula Pengurusan (ISO 9000)

(Lihat contoh yang dilakukan oleh Pelan Transformasi Pendidikan Malaysia di bawah YAB Timbalan Perdana Menteri selaku Menteri Pelajaran Malaysia, Tan Sri Muhyiddin Yassin. Walaupun agak baru dilaksanakan - ianya telah pun menunjukkan hasil yang baik pada peringkat awal pelaksanaan..Kenapa... kerana Kementerian Pendidikan mengadakan satu tinjauan besar-besaran malah melibatkan ibubapa termasuklah saya sendiri memberikan input)

Kemudian, hasil daripada tinjauan ini perlu dibentangkan supaya segenap lapisan masyarakat memahami apa yang cuba diperkenalkan dan ditingkatkan dalam perkhidmatan awam.

Selain itu, perlu disusuli dengan bengkel motivasi dan pembinaan pasukan atau secara 'Hi-Impact' terlebih dahulu bagi menyediakan mental dan fizikal kakitangan awam untuk terlibat dalak KIK secara sepenuh hati dan sukarela.

Setelah semuanya yang saya sebutkan di atas dilakukan barulah kita dapat mengenalpasti, apakah sebenarnya yang hendak ditingkatkan?

Sistem?, Dokumentasi? Kaedah? Masa Penghantaran Perkhidmatan? Lebih banyak latihan diperlukan? Penjimatan Kos?

dan aturan : 

Bajet yang diperlukan? Peralatan (contohnya 7+7 QCC Tools) yang paling sesuai digunakan?

Mulakan usaha mengubah yang kecil-kecil dahulu :

Saya ambil contoh, kita lihat pada 'Pernyataan Dasar'/Polisi KUALITI', Manual KUALITI atau Prosedur KUALITI.

Rasanya jika kita sebut perkataan 'KUALITI' pada pangkal setiap rekod dan dokumen, sudah tentu segala urusan 'KUALITI' akan tertumpu kepada Jabatan/Unit Kualiti atau Wakil Pengurusan semata-mata.

Perkara yang sama berlaku di sektor swasta, apabila disebut 'Pernyataan Dasar Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSH), ramai yang beranggapan secara sempit (pemikiran dua dimensi) bahawa, ini hanyalah untuk Jabatan atau Pegawai Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Syarikat (Safety Officer) 

Persepsi ini perlulah diubah kerana sekiranya berlaku ketidakakuran/ketidaktepatan, maka Jabatan/Unit Kualiti atau Jabatan OSH akan dipersalahkan - berlakulah budaya tuding-menuding (blaming culture)

Apa yang boleh diubah ialah bila disebut sahaja ianya adalah DASAR KUALITI (Quality Policy) - maka perlu ditegaskan bahawa ini adalah DASAR JABATAN (Department Policy) atau DASAR KEMENTERIAN (Ministry's Policy) atau DASAR AGENSI (Agency's Policy) - kalau di syarikat swasta - saya pernah mencadangkan - ianya bukan kenali sebagai DASAR KUALITI tetapi ianya adalah DASAR SYARIKAT). (padamkan perkataan 'kualiti')

Begitu jugalah dengan Manual Kualiti sepatutnya ditukar menjadi Manual Jabatan atau Manual Kementerian atau Manual Agensi atau Manual Syarikat

Jika persepsi ini boleh diubah barulah rasa pemilikan (ownership feeling) dalam organisasi itu dapat dirasai. 

Lain-lain contoh :

a) Adanya Deskripsi Tugas (Tanggungjawab) dalam surat perlantikan seseorang pegawai atau kakitangan perkhidmatan awam,

b) Adanya pula Matriks Tanggungjawab dalam Manual atau Pelan atau Prosedur, 

c) Adanya pula Tanggungjawab/Fungsi bersebelahan ruangan Aliran Proses dalam Manual, Pelan atau Prosedur, 

Jadi, seolah-olahnya ada 'tindanan' (overlapping) dan berpotensi menimbulkan kekeliruan apabila Deskripsi Tugas tidak menyatakan secara jelas perkaitan 'tanggungjawab' dan 'fungsi' seseorang pegawai/kakitangan dalam Matriks Tanggungjawab atau dalam Aliran Proses? 

Mungkin kakitangan akan beranggapan 'ini tugas tambahan' - dan tidak hairan jika mereka menganggap ianya satu bebanan pula. Belum lagi menyentuh "saya perlukan kenaikan gaji"

Lebih berat lagi, saya boleh bertanya 

"Kenapa ada perbezaan Deskripsi Tugas dengan Tugasan/Fungsi dalam Aliran Proses Manual?"

Jawapan yang tipikal : 

"ooo, yang Tugasan/Fungsi dalam Aliran Proses Manual itu ialah untuk ISO 9000? - yang Deskripsi Tugas tu - SPA...

Jadi, sebagai orang awam seperti saya, mungkin tertanya-tanya - adakah selama ini, sektor perkhidmatan awam berkenaan hanya melaksanakan ISO 9000 bertanggapan ianya 'sistem yang berbeza' dengan apa yang ditetapkan oleh "Jabatan Perkhidmatan Awam"?

Belum lagi saya tanyakan :

"Bagaimana tuan/puan mengatur dan memahami - "KPI, KRA, Balance Scorecard, ISO 9000 Departmental/Unit Objective?"

Bukankah ini satu 'tindanan' (overlapping) yang berat?

Apakah lagi yang boleh diubah?

Contohnya : 

KIK menekankan perancangan projek yang pastinya menggunakan carta gantt (samada menggunakan 'spreadsheet', perisian Primavera atau Microsoft Project). 

Saya melihat kebanyakan Carta Gantt tidak diletakkan 'Critical Path Method'? (Tandaan 'merah' pada 'bar' carta) 

Jika diletakkan sekalipun, hasil CPM ini adalah berdasarkan analisa komputer dari input yang dimasukkan oleh pengguna. Ini sebenarnya satu praktik yang kurang tepat. Apa yang penting :

a) Adakah CPM itu menjelaskan apakah sebenarnya masalah jangkapanjang dan jangkapendek yang dihadapi? (Perlu dijustifikasikan dalam perkataan....bukan semata-mata bergantung kepada tandaan merah CPM Carta Gantt semata-mata)

b) Jika ada tandaan 'merah' CPM, dari manakah sumber data masalah yang diperolehi oleh perancang projek? 

Adakah berdasarkan pengalaman yang lepas? atau tiada bukti untuk menyokongnya?

c) Jika pegawai yang dilibatkan dalam KIK tidak faham penggunaan perisian, mereka perlukan latihan (INTAN) sehingga mereka cekap menggunakannya?

Lagi? Apa yang boleh diubah?

Penggunaan ICT - perisian, sistem dan aplikasi yang baru bagi menggantikan yang lama (contoh) Ini adalah perkara yang agak rumit, sensitif dan 'delicate' sedikit. 

Adakah terdapat sebarang perisian, sistem dan aplikasi yang digunakan itu BERBEZA dengan aliran proses yang dinyatakan dalam dokumentasi yang digunakan?

Kenapa saya tanyakan perkara ini ialah tanggapan : 

"ICT Lain" - "Proses lain". 

Dalam pengalaman saya mencadangkan kepada sektor swasta sistem 'Consolidated ERP' dan pernah menerima anugerah ICT di peringkat kebangsaan - ialah setiap perisian atau sistem atau aplikasi yang hendak diperkenalkan perlulah mengambilkira :

a) Keselarasan dengan aliran proses utama/tunjang (core process) sesuatu jabatan - jadi gunakanlah proses yang sediada dalam Dasar, Manual, Prosedur, Pelan yang sediada sebagai panduan kepada perisian, sistem dan aplikasi yang bakal diperkenalkan (customization/tailor-made) dan tidak mencipta 'sesuatu yang baharu'. 

b) Pastikan perisian/sistem/aplikasi adalah sesuatu yang menjadi kebiasaan seseorang kakitangan/pengguna serta jadikan Manual, Prosedur, Pelan dsb sebagai sejenis 'User Manual' atau rujukan - tetapi jangan buang sistem berkenaan walaupun 'hardcopy'.

InsyaAllah, saya akan cuba menulis lagi untuk membantu Kerajaan/sektor Perkhidmatan Awam bagi mencapai Transformasi yang diidamkan.

Sebarang pertanyaan boleh diajukan ke : nikzafri@yahoo.com, nikzafri@gmail.com

Info sent.

Powered by IP Address Locator