COMPANY CULTURE AND COMPANY POLICY - BY NIK ZAFRI

"I learn over the years that Company culture and Company policy are two different things in essence. Culture is a heritage passed down from generations of predecessors/founders of the company. Policy is something changeable as time goes by while culture has survived for centuries without change but may be assimilated although rarely. Culture can be incorporated into policy and it will boost the policy. But policy cannot be incorporated into culture as it will kill the culture"

KENANGAN TIDAK BERAPA LAMA DAHULU - SKETSA/REALITI KEHIDUPAN/KEPALSUAN MANUSIA

Pada suatu masa - kira-kira dua bulan sebelum penghujung tahun lalu, sedang saya mencari beberapa perkakasan di DIY, tiba-tiba saya disapa. Saya melihat orang yang menyapa itu adalah kawan lama dalam "construction" yang lama menghilang. Katanya baru sampai "KL". Jadi saya pun mengambil peluang mengajaknya ke gerai berdekatan untuk berbual kisah-kisah lama. Saya dapati sepanjang perbualan, tingkah-lakunya sangat ganjil seperti "kucing hilang anak". Saya juga terkejut apabila dia menyatakan, ibubapanya telah meninggal serta dia juga telah bercerai dengan isterinya yang mendapat hak jagaan anaknya.

Rupanya juga agak cengkung dan pakaiannya seperti tidak terurus. Tidak seperti saya kenali dia hampir 20 tahun yang lalu. Dia tiba-tiba menyebut dengan nada beria-ia mengajak saya bertemu dengan seorang kawannya. Saya mulanya enggan, entah kenapa rasa hati seperti tidak tenteram. Akhirnya dia seperti mendesak, saya terpaksa bersetuju.

Pada masa yang sama dia terus memanggil kawannya menerusi telefon di hadapan saya, terkejut juga. Saya beritahu kawan saya bahawa persetujuan saya bukanlah serta-merta tetapi dia seperti mendesak sangat untuk saya berjumpa kawannya. Semasa dia berbual di telefon, saya terdengar dia "berbahasa istana" dengan orang yang dipanggil. Saya terdiam. Dia seperti gembira sangat jika saya dapat bertemu rakannya. Saya beritahu dia bahawa saya perlu ke tempat lain terlebih dahulu kerana ada temujanji dengan orang lain. Dia terpaksa bersetuju walau saya lihat dia tidak begitu ikhlas. Sekali lihat, nampak macam "takut" sangat.

2 jam kemudian, saya datang ke tempat yang dijanjikan, sebuah restoran yang saya sentiasa kunjungi. Dari jauh saya lihat kawan saya seperti serius sangat berbual-bual dengan gaya hormat kepada "Tengku" ini - siap tunduk-tunduk lagi. Saya juga sempat sekali imbas melihat wajah "Tengku" ini dari jauh yang saya cuba camkan namun - tidak pernah saya jumpa atau kenal.

Beliau berusia lebih kurang lingkungan awal 40-an. Setelah saya bersalam dengan sahabat saya, saya hulurkan tangan pada "Tengku" ini, dia menyambut salam saya tanpa berdiri. (Hati saya berkata : "amboi sombongnya, kerabat-kerabat diraja yang saya kenali termasuk bertalian rapat dengan Duli-Duli YMM Raja-Raja Melayu, pun amat "merendah diri" - sentiasa bangun dan bersalaman dengan saya" termasuk seorang yang bertaraf "Pemerintah").

Saya tidak suka bersangka buruk dengan sesiapa, lalu saya pun duduk di kerusi sisi meja makan. Kawan saya tiba-tiba mencuit mengajak saya ke pintu masuk utama restoran. Dia bertanya samada saya ada duit dalam RM100.00 untuk dia membayar "bil" "santapan" "Tengku" berkenaan. Hati saya "amat panas" tetapi saya tenangkan jiwa saya dan memberitahu kawan saya dengan lembut. "Nanti la dulu, biar dia makan, kita tengok la macamana"

Sepanjang perbualan, "Tengku" berkenaan membahasakan dirinya sebagai "kita" tetapi caranya agak kekok (namanya saya rahsiakan dulu kerana hal ini telah saya laporkan kepada pihak atasan) Dia memesan "makanan barat" tetapi apabila ditanya, cara "masakan", dia seperti terpinga-pinga. Dah la cakap "orang putih" pun "broken" (nak tergelak - tak padan dengan sikapnya yang angkuh) Saya juga memerhatikan "table manners" beliau - seperti kali pertama makan dengan "sudu/garfu/pisau" - bunyi pun bising macam "orang lawan pedang".

Apabila saya meminta kawan saya memesan makanan, saya lihat kawan saya seperti serba-salah. Lalu saya memberikan isyarat untuk dia pesan sahaja - itupun Nasi Goreng Kampung dengan "ais kosong" (sedih aku melihatnya). Saya ketika itu baru sahaja makan di rumah - lalu memesan sirap bandung. (dalam hati, saya berkata, "aku nak lihat permainan manusia ("Tengku") ini)

"Tengku" ini mengaku seorang kerabat sebuah negeri yang memang saya kenali suasananya. (tidak perlulah saya sebut nama negeri berkenaan) Pakaiannya agak kemas walaupun tidak kena padanan jaket "motor" hijau, berbaju kemeja pendek dan seluar panjang berwarna kelabu walaupun berkasut "Bally".

Oleh kerana sepanjang perbualan, dia tidak pernah memanggil saya "Nik" mahupun "nama kedua saya" (Zafri) atau "Encik" - sebaliknya memanggil saya sebagai "awak", saya beranggapan dia ini "miskin budi bahasa dan peradaban" apatah lagi saya lebih tua darinya, lalu saya membalas panggilannya dengan nama "you" (nasib baik tidak gunakan "mung", "aku" macam orang Kelantan) kerana setelah kurang dari 1 minit saya berbicara dengannya, tahulah saya bahawa saya mungkin berhadapan dengan seorang "kerabat palsu". Kawan saya sudah kena "scam" sampai bercerai-berai suami isteri dan habis duitnya "ditipu" oleh "kerabat palsu" sepanjang hanya 2 tahun berkawan.

Setelah hampir 30 minit "Tengku" ini cuba meyakinkan saya supaya memasuki satu skim "rahsia" kononnya "membantu masyarakat" (saya selalu mendengar akan topik ini dijadikan alasan - kisahnya betul, tetapi banyak yang menipu menggunakan kisah ini. Dari cara penerangannya itu juga banyak menimbulkan was-was) Tetapi saya kekal melakonkan watak seorang yang "lurus" dan tidak tahu apa-apa mengenai "skim" ini walaupun 3-4 perkara yang disebutkan itu adalah berlanggaran dengan undang-undang sekuriti/perbankan/kewangan/penggubahan wang haram.

Tanpa dia sedari, saya senyap-senyap whatssap seorang lagi kawan, supaya sengaja memanggil saya menerusi telefon. Taktik saya berjaya.

Kebetulan saya mengenali pemilik restoran berkenaan dan memberikan isyarat padanya yang saya akan bayarkan bil kemudian. Semasa di kaunter, Pemilik Restoran berbisik nak jumpa saya selepas "Tengku" itu "berangkat pulang". Saya mencadangkan satu lokasi lain (Agak-agak saya - mestilah dia nak tanya kes "kerabat" palsu ni)

Saya sekali lagi mengajak rakan saya keluar dan senyap-senyap menghulurkan sedikit duit padanya dan berjanji akan menghubunginya bila dia "free" (kawan saya beritahu bahawa dia menumpang rumah sepupunya lebih kurang 12km dari tempat tinggal saya) Saya juga cuba mendapatkan kad bisnes dari "Tengku" berkenaan tetapi dia membuat alasan bahawa "kadnya" dah habis dan berpesan minta saya beritahu kawan saya jika saya berminat.

Kawan saya segera berjabat salam dengan saya tetapi saya sengaja mengelak dari berjabat salam dengan "Tengku" berkenaan. Kawan saya dilihat "mengiringi" "kerabat" berkenaan ke dalam sebuah kereta model 1992 yang kondisinya agak kurang baik sedikit. Terlihat, garisan kuning pada frem no. plet kereta 4 angka dan juga satu stiker berwarna kuning bertampal di cermin. Kawan saya juga menjadi "supirnya" dan tolong "membuka pintu belakang" "Tengku" berkenaan. Katanya nak ke KLIA nak "berangkat" pulang ke "negerinya". Saya hanya terdiam cuma sangat simpati dengan rakan saya yang mudah "tertipu" dengan permainan "scammer". Mungkin juga kawan saya mengalami tekanan jiwa - kerana ibubapanya sudah tiada - bercerai pula dengan isteri dan tidak dapat bertemu anaknya sudah bertahun-tahun.

Semasa sampai di tempat "pihak berkuasa" bersama pemilik restoran berkenaan, saya telah dikejutkan dengan rekod/fail mereka menunjukkan bahawa "kerabat" berkenaan sudah "femes" rupanya - tidak apa-apa nama gelaran pangkal - dan sudah ada beberapa kes penipuan yang telah dilaporkan terhadap "kerabat ini" terutamanya kaum wanita yang mungkin terperangkap dengan penipuan "scammer playboy antarabangsa ini"

Kena denda pun sudah berkali-kali, kes undang-undang selesai "di luar mahkamah" kerana "menyamar" dan hampir dipenjarakan. Jika tidak ibunya datang membayar saman. Itupun ibunya berkali-kali menegaskan bahawa anaknya, dirinya dan suaminya "bukan kerabat diraja". (kesihan)

"Pihak berkuasa" bertanya pada saya jika saya ingin meneruskan hasrat saya untuk membuat laporan rasmi, lalu saya menggelengkan kepala dan berazam mengeluarkan kawan saya dari "penipuan" "Tengku" ini. (yang kemudiannya berjaya disedarkan) Rakan pemilik restoran juga terdiam seperti telah mendapat jawapan sebenar. Lalu dia berkata pada saya "Encik Nik, tak payah bayar" - saya niat sedekah pada orang yang tidak sihat jiwanya tadi" Mulia sungguh hati pemilik restoran ini.

Kisah ini banyak pengajarannya. Antara lain, jika kita tidak berbangga menjadi "diri sendiri" dan cuba menjadi "orang lain", memilih untuk hidup di alam "ilusi", maka di suatu masa "penipuan" kita akan diketahui, kalau tidak dengan cara aib, mungkin mengadapi risiko perundangan. Jika kita mudah terpedaya dengan muslihat orang lain, maka risikonya mungkin melibatkan rumahtangga kita. Tidaklah salah jika kita mengambil contoh yang baik untuk inspirasi diri tetapi carilah contoh yang berwibawa.

Sehingga hari ini - hampir 4 bulan - saya tidak lagi melihat kelibat "Tengku" ini di kawasan kediaman saya. (saya juga dah berpesan pada rakan-rakan supaya berhati-hati) Saya masih boleh bersabar tanpa kena tipu - kalau orang lain - tak taulah. Rakan saya pun entah ke mana perginya - harap-harap dia selamat.

DON'T GET SCAMMED. POSSIBLE FAKE RECRUITER

There are so many red flags. I can name at least 3 (there are more). Be careful especially if it's "bcc" and identified as "spam". Don't get scammed

 

PART 7 - ANTI BRIBERY MANAGEMENT SYSTEM - by Nik Zafri

 (Anti Bribery Management System = ISO 37001:2016)

Note : This is the most critical element in ABMS, failure to understand and comply to this element may prove negative to the organization.

5. OPERATION - Planning and Control

Process to comply to ABMS requirements should be planned and implemented. They should also be controlled and reviewed. (Process requires criteria, control and proper documented information)

Do not change the process unnecessarily. Apart from internal, focus also on outsourced process (sub-contractor, supplier, vendor, consultant etc)

Due Diligence - Bribery Risk Assessment

Potential bribery risk should be assessed no matter how insignificant (conducted on defined frequency for updated information) - transactions - projects/activities, if necessary - always involved business associates and certain important positions of the organization. Despite the organization may conclude that it is unnecessary, unreasonable or disproportionate to undertake due dilligence on certain personnel and business associate, but it is advisable and highly recommendable that apart from prioritization, assessment should also cover the rest of the organization as well. (no stone left unturned)

Financial Controls

is required to manage risk. Non-Financial control managing such risk should also be prioritized such as purchasing/procurement, operation, sales, commercial, HR and legislation-related activities. It's recommended to encourage business associates/service providers to understand, implement and consistent with the organizational strong view on bribery and ensure the implement their own anti-bribery controls/mitigation as well. (subject to assessment) It's recommended that the business associate/service providers/3rd party to submit evidence of anti-bribery controls/mitigation. 

Assessment should be reasonable and proportionate.

Anti-Bribery Commitments

Business associates with low risk of bribery should still be subject to assessment. They should show evidence of commitment and be willing to be assessed on any transaction, project, activity, or relationship. Failure to do so; in the event of proven bribery; the organization may terminate the business associates.

The organization must also be ready to assist in assessing, managing and help business associates understand the risk.

Gifts, Hospitality, Donations or equivalent

Procedure(s) is required to ensure any offering, gifts, hospitality, donations or equivalent could be perceived as bribery. (Clear definitions and situations are required to address these issues) 

Managing Inadequacy of Anti-Bribery Controls

Not all risks are manageable. The organization may change the nature of transaction, project, activity or relationship where applicable in order to better manage the risks. (It is recommended that business associates, supplier, sub-contractor, consultants should share the responsibility and accountability to manage risks of bribery that is found difficult to control)

(Should there be "red flags" situation (proven bribery has been committed), the organization may terminate, discontinue, suspend or withdraw (even taking legal action where necessary).

Raising concerns

Procedure(s) is/are required especially for smooth reporting or whistleblowing any possible or ongoing bribery activities to the appropriate personnel such as Management Representative or anyone with authority to make decision such as members of the governing body. (Although the personnel may also; out of fear that such action may possibly jeopardize his work/duty; directly report the alleged incident to the authorities) All reports should be treated in strictest of confidence and the identity of the person reporting the incident must be protected whether or not the alleged corruption activity result to be genuine or otherwise.

The person in charge should investigate as soon as possible without partiality.

Investigating and Dealing with bribery

Procedure (s) is/are required for investigation process determining the extent of such alleged acts (based on the law, anti-bribery policy or ABMS). The personnel that is/are conducting such investigation should be given authority to do so. (transparency should be genuine with no attempts to "sweep the matter under the carpet" or intimidating investigators or intervening in the investigation. On the other hand, the personnel and witness should also be given ample opportunity to defend themselves, prove their innocence or provide evidence)

Organization may also; to avoid partiality; hire a 3rd party (such as private investigator) to investigate the matter.

SEDIKIT PESANAN

Hidup berkeluarga banyak cabarannya. Jika kita merasakan ianya satu beban dan bukan tanggungjawab, maka kita akan sedikit demi sedikit mengabaikan mereka. Terutamanya apabila kita ditekan dengan kesulitan dan menganggap kesulitan itu sebagai satu pengakhiran.

(sekadar berpesan pada orang-orang tertentu supaya tidak mendedahkan sangat masalah peribadi alam perkahwinan dalam media sosial seperti FB atau Twitter - sehingga mengaibkan diri sendiri)

Saya berterimakasih kepada beberapa orang rakan terutamanya berusia lebih muda dari saya - yang memberanikan diri meminta nasihat dari saya menerusi PM dan Whatssap dengan masalah-masalah sulit yang dirasakan sukar untuk ditanggung. Jangan simpan masalah seorang diri kerana ianya akan memakan diri.

KIND MALAYSIA 2023 - VISIT OUR BOOTHS

 

PART 6 - ANTI BRIBERY MANAGEMENT SYSTEM - by Nik Zafri

 (Anti Bribery Management System = ISO 37001:2016)

4.0 Support

Support = Resources required to implement, maintain and improve ABMS.

Competence

a) Determine the competence of employees,

b) Education background, training and experience,

c) Possible additional training required?

d) Reasignment or 3rd party support?

e) Document them as evidence

(It's a good practice to run a background check/screening of person(s) holding significant positions having authority on approval of financial matters) 

Employment Process

Procedure (s) required.

- employment regulations - to address the need to comply with ABMS Policy and System and action that will be taken against non-compliances 

(Bribery; once proven; IS A CRIME! Report it to the authorities and immediate termination should be executed - There is no need for reminders or warnings or showcause/domestic inquiries, even industrial courts as this is not a disciplinary matter, it's a crime) 

- employee should receive a copy of such policy/regulations. Conduct refresher training/briefing/inductions at the right intervals if necessary.

- just like a whistleblower, employee must also be equally protected in case reports of bribery or possible bribery or rejecting bribery - being lodged disregarding position or social status. 

- investigations, risk assessments and; if necessary; due diligence to be made once reports are lodged, if necessary - declaration of assets,  

The anti-bribery compliance declaration can stand alone or be a component of a broader compliance declaration process.

Awareness and training

Adequate training/workshops/inductions on ABMS are required - if possible, not only on the key staff but also throughout the organization. Contents of training to include :

a) ABMS overall awareness, policy, procedures, roles/responsibility/authority

b) need for compliance, risks and opportunities, 

c) how to recognize, react, prevent potential or actual events of bribery and corruption.

d) aspects of communication, 

e) scope of bribery/corruption to include internal and external parties,

(those involving service providers - the contractual requirements can add a clause on "Bribery and Corruption")

Retain documented information.

Communication

- internal and external

a) What, When, With Whom, How, Who to communicate on ABMS various issues.

b) Medium of communication to be used - although one language shall prevail in case of ambiguity - other translated versions should be in multiple languages accordingly)

c) ABMS Policy; apart from all staff; should also be communicated/extended to Service Providers as well.

Documented information

A must have - Policy, Objectives, Plans, Manual, Procedures, methodologies, checklist, relevant codes of practice etc.

The extent of documented information can differ from one organization to another depnding on size, scope of work, processes (complexity/interaction), 

products and services, competency etc. A banking and financial institution may differ in scope to a construction company. 

So, APPLY ONLY THE NEEDED DOCUMENTS, not everything - not hijacked from others - not copy and paste from others!

ABMS documented information can be retained separately or part of other systems - compliance, financial, commercial, audit etc.)

(My advice? separate them! Unless you know what to omit and what to add without overlapping)

Format (Creating/Updating)

- identification/description - title/date, author, approval, reference number, revision/issue number, 

- hardcopies or electronic (online) (online versions may subject to a stricter audit - identifying the authorized users acess, authorized to make amendment (s), the approval parties, encryption, firewall etc.)

- review for adequacy at intervals.

Control of documented information

Control : 

a) available for use, location and when to use

b) protected (confidentiality, unauthorized access, loss of integrity (printed version can be compromised in the long run) 

b) distribute, access, retrieval and use

c) storage and preservation

d) retention and disposition.

Superseded documents; if retained; must be quarantined and not to be filed together with the active ones. Justification is required of why the superseded documents are kept. Among reasons for retaining is for future reference and may also serve as evidence in the court of law.