SISTEM PENGURUSAN DIRI DAN ORGANISASI BERDASARKAN 'HI-IMPACT' - NIK ZAFRI

Artikel ini merupakan promosi kepada bengkel 'Hi-Impact' yang bakal saya adakan berdasarkan pengalaman mengadakan bengkel yang sama di banyak syarikat. Kandungan artikel ini tidak bermaksud untuk diaplikasikan kerana ianya perlu diselaras dan disesuaikan dengan jenis industri, perilaku organisasi, sistem yang dibangunkan dll.

Sudah banyak pihak samada individu mahupun kolektif telah berjaya bukan sahaja menguruskan syarikat dengan baik malah berjaya dalam membangunkan diri sendiri.

Sila hubungi nikzafri@yahoo.com atau mengisi borang pertanyaan 'Enquiry/RFQ' sebagaimana dalam blog ini.

Dari kajian rambang saya, kegagalan usahawan dalam perniagaan mengikut skala masing-masing (dari IKS sehingga syarikat yang besar) adalah disebabkan perkara-perkara berikut (Professional dan Peribadi) :

1. Tiada pengalaman bekerja dengan organisasi-organisasi yang telah berjaya sebaliknya terus memasuki bidang perniagaan,

2. Berpengalaman kerja tetapi organisasi-organisasi yang tidak mematuhi kehendak undang-undang serta tidak layak dijadikan sebagai pengalaman contoh,

3. Takut untuk bekerja dengan syarikat-syarikat multinasional, GLC dan antarabangsa kerana kekangan bahasa, pengetahuan teknikal, kelayakan yang terlalu tinggi dsb.

4. Kesukaran mendapatkan pembiayaan kerana tanggapan syarat yang sangat ketat yang ditetapkan oleh pihak perbankan, kewangan mahupun agensi-agensi kerajaan sendiri,

5. Cara pemasaran yang tidak strategik – samada dari segi kajian, periklanan, penjenamaan, kehendak pasaran, persaingan yang tidak sihat/monopoli dsb.

6. Pengurusan aset dan harta yang salah,

7. Perancangan yang tidak lengkap dari segi pembelian, perakaunan, kewangan, pelaburan

8. Pengurusan sumber manusia yang tidak mengikut undang-undang dan panduan,

9. Pengurusan tertinggi tidak memberikan sokongan moral dan material terhadap kakitangan,

10. Latihan dan Pembangunan, pendidikan dan kemahiran tidak dipentingkan,

11. Sistem Dokumentasi dan Rekod tidak teratur atau tidak ada dalam organisasi,

12. Operasi yang tidak sistematik dan berkaedah – pertemuan dan mesyuarat yang tidak mengikut prosedur, pengurusan logistik yang tidak berkesan, kurang pemantauan dan pemeriksaan, kesalahan dan kerosakan tidak diendahkan, aduan pelanggan tidak diperbetulkan, dll

13. Tiada usaha peningkatan berterusan, gagal memasuki pasaran kebangsaan dan global dsb.

14. Tiada pesanan semula, disenaraihitamkan dsb.

15. Penipuan jenayah kolar putih disebabkan ketidakstabilan dan memanipulasi sistem kerja yang lemah.

Termenung tidak akan 

menyelesaikan masalah, 

tindakan perlu diambil

Apa yang dipaparkan di atas adalah tip of an iceberg sahaja. Sebenarnya, sebab-sebab yang lebih intrinsik dan mikro contohnya sebab-sebab tekanan di rumah dan tempat kerja yang menyebabkan masalah yang lebih besar berlaku.

Modul yang pernah dan bakal saya perkenalkan ini ini adalah berkonsepkan ‘hi-impact’, satu cara motivasi diri yang diterapkan dengan unsur-unsur professionalisma diharapkan dapat meminimakan permasalahan yang sering timbul dalam organisasi. 

Modul ‘Hi-Impact’ semakin mendapat tempat di Malaysia terutamanya sektor-sektor korporat kerana keberkesanannya. Modul ini boleh dijalankan secara dwi-bahasa iaitu Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris. Ianya juga sesuai dijadikan sebagai program motivasi dan pembinaan pasukan – outbound dan inbound serta boleh diringkaskan dalam masa 1 hari atau diperincikan sehingga 5 hari.

Selaras dengan itu, mana-mana pihak menjadi nadi utama untuk membangunkan secara seimbang untuk pekerjaan berpendapatan tinggi, pemilikan syarikat besar dan dalam sektor-sektor pertumbuhan tinggi ekonomi, maka pengenalan modul ini disasarkan ‘kena pada tempatnya’ agar komplimentari dengan modul-modul pengurusan dan kewangan yang sediada.

Sasaran modul ini adalah kepada syarikat-syarikat kecil dan industri kecil dan sederhana kerana sektor ini amat penting menjadi tiang utama kepada syarikat gergasi bumiputera dalam usaha menjadi pembekal, sab-kontraktor, vendor dan francaisi yang lebih bermutu tinggi.

Kejayaan tidak datang bergolek, 

carilah jalan kejayaan

BAB PERTAMA – PENINGKATAN

1. Peningkatan diri
2. Keluarga
3. Persekitaran
4. Rakan-Rakan Sejawat
5. Kumpulan yang lebih besar/Organisasi
6. Masyarakat
7. Daerah
8. Negeri
9. Negara
10. DUNIA!

Keterangan :

Peningkatan faktor diri sendiri, keluarga dan persekitaran amatlah penting kerana ianya mempunyai pengaruh yang kuat terhadap peningkatan diri, rakan-rakan sejawat dan persekitaran organisasi itu sendiri.

Tanpa ada sebarang persediaan mental di rumah, maka persediaan mental untuk melakukan kerja akan pasti terganggu. Senario ini menjadi pencetus perasaan seperti tidak ada apa-apa perubahan/perbezaan yang boleh dilakukan apatah lagi ke peringkat lebih besar termasuk dunia. Hidup peribadi dan professional dirasakan sebagai stereotaip.

Bab ini akan cuba mencungkil dilema yang dihadapi dan memberikan penyelesaian-penyelesaian yang konkrit untuk memaksimakan potensi di tempat kerja bagi memastikan terdapat jalan keluar dari sebarang permasalahan yang timbul.

Moto : Jika kita tidak dapat menjaga yang urusan yang kecil, bagaimana untuk menjaga urusan yang lebih besar

BAB KEDUA – MELAKUKAN PERUBAHAN

Apakah yang boleh individu lakukan untuk membuat perubahan di dunia yang didiaminya?

Apakah sumbangan individu bagi merealisasikan perubahan tersebut?

a) Memberikan derma kepada mereka yang memerlukan

b) Membuka peluang kerja

c) Menyertai kumpulan sukarela/membuat kerja secara sukarela

d) Menjadi sumber inspirasi kepada orang lain

e) Membuat kajian terhadap penawar/vaksin terhadap sesuatu wabak atau penyakit.

Keterangan :

Modul ini ialah untuk membentuk jiwa individu bagi mengenali tanggungjawab sosial korporat ke atas persekitarannya bertujuan mendidik jiwa untuk bukan melakukan sesuatu kerja hanya untuk gaji dan keuntungan semata-mata.

Bagi melakukan sesuatu perubahan, seseorang individu harus melakukan sesuatu yang jarang dilakukannya contohnya memberikan derma semasa diri sendiri masih kekurangan. Ini akan menggalakkan lagi individu itu bekerja lebih keras bagi demi kebaikan dirinya dan organisasinya serta masyarakat yang memerlukan bantuannya.

Moto : Jika kita tiada masa, maka 'cipta' masa!

BAB KETIGA – MERANCANG

1. Rancang secara teratur – mewujud, melihat kembali dan menambahbaik program kerja, pelan produk dan perkhidmatan, tandaras, KPI/KRA, Wawasan, Misi, Objektif, Sasaran, Dasar dsb.

2. Sumber – mewujud, melihat kembali dan menambahbaik sistem belanjawan, sumber manusia, mesin dan peralatan, ICT dan suasana kerja yang kondusif.

Keterangan :

Perancangan sememangnya mudah disebut tetapi amat rumit unuk dilakukan.

Banyak perancangan walaupun mempunyai sistem berasaskan ISO 9000 sekali pun masih gagal menunjukkan hasil yang dirancang oleh sesebuah organisasi.

Modul ini akan mengenalpasti samada sesebuah organisasi itu melaksanakan sistem pengurusan hanya berdasarkan trend, kerana meniru organisasi lain, kerana terpaksa melakukan dsb.

Moto : Gagal untuk merancang dan merancang untuk gagal

BAB KEEMPAT – BEKERJA DENGAN BIJAK DAN BEKERJA LEBIH KERAS

a) Mencuba perkara baru

b) Mempelajari perkara baru

c) Tingkatkan penjenamaan

d) Tingkatkan pembangunan perniagaan

e) Peka akan persekitaran

f) Memasuki pasaran

g) Mengambil beberapa langkah ke hadapan

Keterangan :

Modul ini disasarkan kepada organisasi yang hanya kekal dengan satu jenis perniagaan sahaja dan enggan untuk 'diversify'. Tidaklah menjadi sasaran modul ini untuk menyaran sesuatu organisasi itu untuk meninggalkan jenis perniagaan yang telah berjaya tetapi untuk melabur dalam perniagaan baru bagi memaksimakan keuntungan.

Moto : Tidak boleh berpuashati dengan apa yang ada, teruskan perjalanan

BAB KELIMA – ANTARA INOVASI DAN CIPTAAN

a) Ciptaan berbeza dengan Inovasi

b) Ciptaan adalah sains dan inovasi adalah teknologi,

c) Ciptaan perlukan inovasi

d) Inovasi perlukan ciptaan

e) Inovasi terhadap ciptaan yang sediada dipanggil “Ciptaan Baru”

f) Mencipta inovasi baru juga dipanggil “Ciptaan Baru”

Keterangan :

Modul ini bertujuan membentuk jiwa inovatif dalam setiap individu agar dapat memberikan idea-idea yang bernas.

Ianya juga menyasarkan agar individu lebih banyak melakukan kajian dan penyelidikan yang komprehensif terhadap sesuatu idea baru di samping belajar bekerja dalam satu kumpulan.

Moto : Inovasi dan Ciptaan adalah perkara yang sama, hanya pendapat yang membezakannya.

BAB KEENAM – PENAMBAHBAIKAN

a) Mengurangkan kadar kerosakan dan kesalahan dalam operasi sesuatu produk

    atau perkhidmatan,

b) Akademik (Belajar dan Membaca) dan Kompetan (Praktikal dan Berdasarkan 

    Pengalaman) – Kedua-duanya diperlukan

c) Latihan dan Periklanan – Resipi kejayaan utama organisasi

d) Tidak merasakan diri sudah mahir kerana akan ada yang lebih mahir, sentiasa 

    memberikan pertandingan yang sihat.

e) Jangan terlalu lama berada pada zon yang selesa,

f)  Mencabar dan mencari kelemahan dasar yang ada kini bagi memastikan ianya 

    lebih menepati dengan skop kerja/perkhidmatan/produk yang dibekalkan

g) Sentiasa melangkaui kehendak pelanggan

Keterangan :

Modul ini bertujuan mengurangkan trend kerja secara ala-kadar (mediocrity) dan memastikan segala kehendak dan spesifikasi dalaman dan luaran sentiasa difahami, dilaksanakan dan dilangkaui.

Modul ini juga untuk memastikan setiap kajian yang dilakukan akan dianalisa bagi mendapatkan langkah-langkah penambahbaikan yang lebih konkrit bagi memastikan kekerapan perulangan kesalahan yang sama dapat diminimakan.

Moto : Organisasi tidak mahu dikenali atau dijenamakan sebagai sebagai ‘selalu  buat silap’ dalam apa juga kerja yang dilakukan atau perkhidmatan/produk yang dibekalkan kepada pelanggan

BAB KETUJUH – MASA HADAPAN

Modul ini adalah modul yang agak bebas dalam ‘Hi-Impact’ bertujuan mendidik individu dan organisasi membuat ramalan dan jangkaan yang tepat serta meminimakan risiko.

Moto : Yang lalu tidak boleh diubah lagi, yang akan datang yang perlu difikirkan.